Um plano de contas é uma estrutura contábil que organiza e classifica todas as transações financeiras de uma empresa. 

Ele reúne as principais informações do negócio, como ativos, passivos, receitas e despesas, fornecendo um controle preciso para auxiliar na tomada de decisões, e no cumprimento de requisitos fiscais.

Para elaborar um plano de contas, é necessário considerar a natureza das operações do empreendimento, as exigências legais e as necessidades de informação gerencial.

Nesse caso, vale a pena destacar que, uma estruturação correta de um plano de contas contribui para a organização e transparência das finanças da empresa, facilitando a análise e o controle dos dados contábeis. 💹

Para conhecer mais detalhes sobre o assunto, continue acompanhando o conteúdo, e descubra quais são os tipos de plano de contas mais conhecidos, os seus benefícios, dentre outras informações.

O que é um plano de contas?

Um plano de contas é uma ferramenta de organização, que consegue auxiliar um gestor a ter uma visão mais objetiva e clara do setor financeiro.

Isso significa que o documento consegue identificar todos os eventos e movimentações monetárias que acontecem durante as operações de uma empresa, além de servir como um parâmetro para elaborar as informações financeiras. 💰

Assim, quando se organiza essas atividades em um único arquivo, é criado um plano de contas, que serve como base para desenvolver relatórios, definir orçamentos e tomar decisões.

Nesse caso, vale a pena mencionar que, um plano pode apresentar com clareza o desempenho da organização, além de ampliar o detalhamento das informações, possibilitando uma administração clara da situação financeira.

 

Qual a importância do plano de contas?

O plano de contas é importante por diversos motivos. Primeiramente, a ferramenta desempenha um papel fundamental na gestão de uma empresa, contribuindo para a transparência, organização e eficiência na administração.

Além disso, o sistema também permite a adaptação às exigências de agentes externos, como na legislação do imposto de renda e personalização, conforme as necessidades específicas de cada negócio.

Ainda, um plano de contas facilita:

• Tomada de decisões;
• Controle do fluxo de caixa;
• Cumprimento das obrigações legais e fiscais;
• A identificação rápida de qualquer problema de natureza financeira.

Assim, é possível entender a real situação econômica de uma empresa, e reduzir custos ou aumentar o investimento, caso tenha necessidade.

Quais os tipos de plano de contas mais conhecidos?

Quem administra um negócio, precisa entender quais os tipos de plano de contas mais conhecidos, como contábil, gerencial e referencial.

Quando se organiza um planejamento, é fundamental conhecer os objetivos específicos de cada ferramenta, para dessa forma conseguir atender as necessidades específicas da empresa. 💻

Conheça os principais detalhes de cada um:

Contábil

O plano de contas contábil é fundamental para a organização e classificação das movimentações financeiras de uma empresa, sendo uma base para a elaboração de relatórios financeiros e auditorias fiscais, como o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Ele deve seguir as normas brasileiras, sendo o único plano sujeito a tais exigências no que diz respeito à estruturação.

Além disso, o modelo fornece uma visão geral da situação financeira e patrimonial de uma instituição, sendo essencial para a gestão dos recursos materiais e para a tomada de decisões.

Nesse sentido, o plano de contas contábil é uma ferramenta essencial para a gestão financeira de uma organização, uma vez que contribui para a eficiência da sua administração.

Gerencial

O plano de contas gerencial é utilizado para registrar todas as movimentações financeiras de um negócio, permitindo uma análise mais assertiva e personalizada.

Diferente do plano de contas contábil, o plano gerencial não segue necessariamente a mesma estrutura e classificação, sendo muitas vezes organizado em um fluxograma de contas pela equipe financeira.

Nesse modelo, os grupos e divisões de contas podem ser mais abrangentes, no entanto, é aconselhável utilizar pelo menos algumas subdivisões para organizar e detalhar o plano, a fim de não perder informações relevantes. ℹ

Em resumo, o plano de contas gerencial consiste em uma série de itens listados que recebem classificações, registrando todo o fluxo de caixa da empresa e permitindo uma análise mais personalizada e assertiva.

Referencial

O plano de contas referencial é um modelo criado pela Receita Federal (RF), utilizado para padronizar as informações dos saldos contábeis, cujo objetivo é que as empresas possam informar as suas transações financeiras na Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Este plano está submetido à padronização pela RF, e não às normas da contabilidade brasileira, sendo obrigatório para negócios sujeitos à entrega da ECF.

Nesse contexto, mencionar que esse sistema permite que as instituições informem os seus saldos contábeis conforme o modelo previsto, minimizando o risco de incongruências e garantindo a conformidade com as exigências fiscais, é essencial.

Por isso, o plano de contas referencial é importante para a apresentação correta dos dados financeiros de uma empresa.

 

Qual a estrutura de um bom plano de contas?

A estrutura do plano de contas é crucial para a organização e classificação das movimentações financeiras de uma instituição.

Geralmente, um plano de contas é estruturado em níveis e subníveis para melhor compreensão, organização e análise.

Por exemplo, uma estrutura pode incluir categorias como Ativos, Passivos, Receitas e Despesas, cada uma com seus respectivos subníveis.

Veja a seguir, um exemplo simplificado de uma estrutura de plano de contas em quatro níveis:

Ativos

As contas de trabalho são consideradas como ativos não tangíveis, e representam as finanças que fazem parte do patrimônio de um negócio, como os seus empréstimos, créditos e investimentos. 

Entre os itens elencados em uma ferramenta de gestão, como, o plano de contas, um ativo é tudo aquilo que uma empresa possui, ou que faz parte dela:

• Imóveis; 🏡
• Terrenos;
• Mobiliário;
• Frota de carros;
• Equipamentos;
• Maquinário;
• Investimentos;
• Saldo bancário;
• Créditos.

Além disso, nesse contexto também é importante mencionar que, a sede de uma empresa é considerada ativa, uma vez que também contribui para o seu patrimônio.

Passivos

Na área da contabilidade, os débitos de uma empresa são representados pelos passivos. As contas que se enquadram nessa categoria são pagas para terceiros, como, fornecedores de materiais e empréstimos financeiros.

Nesse caso, o passivo é um elemento importante que integra o plano de contas de um negócio, e pode representar um alerta sobre as medidas que devem ser tomadas no caso de alguma inconsistência.

Portanto, entender a sua estrutura é essencial para a elaboração de um plano de contas completo e eficiente, uma vez que, o documento influenciará diretamente a qualidade e a precisão das informações financeiras e contábeis da empresa.

Receitas

As receitas representam todos os fluxos de caixa de entrada no negócio, incluindo o dinheiro associado à venda de produtos ou serviços, investimentos e outras fontes, como aluguel.

Fundamentais para o cálculo dos lucros, as receitas representam o lado positivo da conta de um negócio, e podem determinar um acréscimo no patrimônio da empresa.

Além disso, elas são essenciais para a saúde financeira de uma organização, e podem ser implementadas de diversas fontes, como, na venda de produtos, serviços, aplicações financeiras, entre outras.

Desse modo, a compreensão das diferentes fontes de receita e a definição do modelo de receita é indispensável para a previsão e o sucesso financeiro de um negócio. 👨‍💼

Despesas

As despesas representam os fluxos de caixa de saída de uma empresa, e podem ser efetuadas por meio de diferentes setores:

• Comerciais: como patrocínio e marketing;
• Administrativas: relacionadas à operação;
• Financeiras: entradas e saídas.

Eles incluem todos os valores gastos com bens e serviços para a manutenção das atividades da instituição, além de ações para obter receita por meio da venda de produtos e serviços.

As despesas são essenciais para o cálculo dos lucros, representando o lado negativo da conta da empresa, e podem determinar uma redução no seu patrimônio.

Elas não geram renda e não retornam de nenhuma forma à organização, sendo necessário o seu controle e minimização para a saúde financeira do negócio.

Quais os benefícios de um plano de contas eficiente?

Um plano de contas eficiente oferece diversos benefícios para a gestão financeira de uma empresa, tais como:

Entende o fluxo de caixa

O plano de contas desempenha um papel fundamental na gestão de uma empresa, uma vez que permite a classificação e o registro das transações financeiras, fornecendo uma visão clara e específica do fluxo de caixa da organização.

Por meio dessa estrutura, é possível categorizar as entradas e saídas, o que simplifica o gerenciamento das despesas e receitas, além de facilitar a análise dos dados contábeis.

Um plano de contas bem estruturado é o ponto de partida para garantir um fluxo de caixa eficaz, e, por isso, deve ser uma das prioridades de qualquer empresa que busca alcançar o sucesso financeiro.

Ele fornece uma visão clara e detalhada de todas as transações realizadas pela empresa, o que facilita a tomada de decisões estratégicas e a manutenção de um fluxo de caixa saudável e organizado.

Portanto, o plano de contas é essencial para a geração de um fluxo de caixa eficiente e para o setor financeiro.

Otimização de processos

Com um plano de contas bem estruturado, é possível facilitar e otimizar os processos de uma empresa, como:

• A normalização de todas as chaves de transações financeiras;
• Realização da gestão de estoques;
• Cumprimento de requisitos fiscais; 
• Desenvolvimentos de orçamentos a médio e a longo prazo;
• Controle da produção e da logística.

Isso ocorre porque um plano de contas otimizado fornece informações precisas e atualizadas sobre a empresa, permitindo que os gestores tomem decisões mais assertivas e eficientes.

Além disso, um plano de contas eficiente contribui para a facilitação da interpretação dos dados, a identificação de falhas e oportunidades de melhoria e o apoio à tomada de decisões mais assertivas e fundamentadas em dados.

Desse modo, um plano de contas é um instrumento fundamental para a gestão financeira e contábil de uma empresa, uma vez que contribui para a eficiência e a consistência das operações.

Tomada de decisão estratégica

A tomada de decisão estratégica é um processo fundamental para o sucesso de uma empresa, visto que envolve uma análise sistemática para a obtenção de informações relevantes e redução de riscos. 🆘

Nesse contexto, um plano de contas bem elaborado pode ser essencial para auxiliar nessa tarefa, uma vez que fornece informações precisas e atualizadas sobre a empresa, permitindo que os gestores tomem decisões mais assertivas e eficientes.

Ainda, com o plano de contas é possível facilitar a interpretação dos dados, identificar falhas e oportunidades de melhoria.

Nesse sentido, o plano de contas desempenha um papel fundamental na gestão financeira e contábil, contribuindo para a eficiência e a consistência das operações e para a tomada de decisões estratégicas.

 

Como produzir um plano de contas?

Para produzir um plano de contas, é necessário seguir alguns passos importantes, como listar as contas da empresa, caracterizar e nomear os seus produtos, além de criar um plano de ação efetivo.

Confira todos os detalhes a seguir:

Liste as contas

Para listar as contas de um negócio, é importante saber que o processo pode variar conforme as necessidades específicas de cada empresa, e as normas legais e fiscais do país em que está localizado.

No entanto, o passo a passo geral pode incluir:

1. Identifique as categorias principais: comece identificando as categorias principais de contas, como Ativo, Passivo, Receitas, Despesas e Patrimônio Líquido;
2. Divida as categorias: para cada categoria principal, subdividida as contas em categorias mais específicas. Por exemplo, dentro de Despesas, pode haver subcategorias como Despesas Operacionais, Despesas Financeiras, entre outros;
3. Utilize códigos padronizados: atribua códigos padronizados a cada conta para facilitar a organização e a recuperação de informações;
4. Envolva o contador na ação: é fundamental envolver o contador da empresa na elaboração do plano de contas. Afinal, ele é o profissional que mais usará o modelo definido e precisa aprovar as estruturas desenhadas;
5. Revise os ajustes: após a elaboração inicial, revisar o plano de contas e fazer os ajustes necessários para garantir que todas as transações financeiras da empresa estejam devidamente representadas.

Para ter sucesso nessa atividade, é indispensável buscar orientação profissional, especialmente do contador, para garantir que o plano de contas atenda a todos os requisitos necessários.💲

Categorize e nomeie os produtos

A categorização e nomeação de produtos é comumente utilizada em sistemas de gerenciamento de estoques e vendas.

A segmentação dos produtos em categorias pode servir para facilitar a busca pelos clientes, identificar a oferta de produtos e precificá-los, além de permitir a realização de pesquisas de mercado e avaliar a concorrência.

Além disso, a organização dos produtos em categorias também é fundamental para a gestão de estoques, visto que permite que a empresa saiba quais produtos estão disponíveis e a sua quantidade, evitando a falta ou o excesso de estoque.

Nesse contexto, para auxiliar na criação de um plano de contas eficiente, um sistema de gestão para micro e pequenas empresas pode ser essencial.

A categorização e nomeação de produtos podem ser fundamentais para a administração de estoques e vendas da empresa.

Crie um plano de ação

Para criar um plano de contas efetivo, é necessário desenvolver um plano de ação conforme as necessidades específicas de cada negócio. Veja o passo a passo:

1. Defina o objetivo: identifique o objetivo do plano de contas e as necessidades da empresa;
2. Divida as etapas: organize as etapas do processo de criação do plano de contas em níveis e subdivisões, conforme a natureza e a importância das contas;
3. Faça um cronograma: estabeleça um cronograma para cada etapa do processo, incluindo a elaboração do plano de contas, a revisão e ajuste, e a documentação.
4. Defina os recursos necessários: determine os recursos e ferramentas necessárias para a execução do plano de contas, como softwares de contabilidade, treinamento e apoio técnico;
5. Atribua responsabilidades: divida as tarefas aos membros da equipe, conforme as suas habilidades e conhecimentos;
6. Crie metas: estabeleça metas claras e mensuráveis ​​para cada etapa do planejamento, para facilitar o progresso e a avaliação do desempenho;
7. Implemente um sistema de monitoramento: desenvolva um sistema de monitoramento para avaliar o progresso do plano de contas, identificar possíveis problemas e tomar decisões corretas;
8. Avalie: faça avaliações periódicas do desempenho do plano, para garantir que ele continue sendo relevante e eficaz;
9. Armazene o plano de contas: guarde o documento em um local seguro e acessível, para facilitar o acesso e o uso;
10. Realize treinamentos e apoie a equipe: capacite o contador ou outros profissionais financeiros na elaboração do plano de contas, para garantir que ele seja adequado e eficaz.

Essas etapas ajudam a criar um plano de ação eficaz para o desenvolvimento de um plano de contas, atendendo às necessidades específicas de cada negócio.

 

Como desenvolver um plano de contas de forma simples?

Para criar um plano de contas de forma simples, é essencial contar com um sistema de gestão em nuvem eficiente, que possa auxiliar em todo o processo.

Um sistema de gerenciamento em nuvem é uma solução tecnológica que permite a gestão de processos e informações de uma empresa de forma remota, segura e escalável.

Esse tipo de sistema é capaz de armazenar dados em servidores remotos, permitindo o acesso a informações e recursos de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que haja conexão com a internet. 💻

Entre os benefícios de um sistema de gerenciamento em nuvem eficiente, podemos destacar:

• Escalabilidade: o sistema pode ser facilmente adaptado às necessidades da empresa, permitindo a expansão ou redução de recursos conforme a demanda.
• Redução de custos: a utilização de um sistema em nuvem pode reduzir os custos com infraestrutura, manutenção e atualização de sistemas, além de permitir a utilização de recursos compartilhados e cálculo do ticket médio;
• Acesso remoto: o sistema pode ser acessado de qualquer lugar, permitindo que os colaboradores trabalhem de forma remota e aumentando a flexibilidade da empresa;
• Segurança: os sistemas de gerenciamento em nuvem são projetados para garantir a segurança dos dados, com backups automáticos, criptografia de dados e outras medidas de segurança.

Um exemplo de sistema de gerenciamento em nuvem eficiente é o do Zendar, que oferece um ERP muito simples que atende micro e pequenas empresas do varejo.

Com o sistema de gestão para pequenas empresas do Zendar, é possível automatizar muitas das etapas do processo de gestão financeira, como a organização das contas em níveis e subdivisões, a atribuição de responsabilidades e o monitoramento do progresso.

Além disso, o Zendar oferece recursos adicionais, como controle de estoque, vendas e compras, que podem ajudar a simplificar ainda mais a gestão financeira da empresa.

Um plano de contas para a empresa vale a pena?

Produzir um plano de contas para a sua empresa pode ser uma estratégia vantajosa, independente do seu segmento e porte. Logo, o plano de contas é uma ferramenta essencial para a organização e o controle financeiro de um negócio. 💰

Ele serve como base para a elaboração dos principais relatórios contábeis, tais como a demonstração de resultados, o fluxo de caixa, o balanço, entre outros.

Além disso, o plano de contas apresenta com clareza o desempenho da organização e amplia o nível de compreensão da situação econômico-financeira, proporcionando à administração uma visão clara da realidade da empresa.

Assim, a elaboração de um plano de contas é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento, uma vez que é por meio dele que todos os movimentos financeiros são registrados e controlados.

E por esse motivo, o documento é uma ferramenta indispensável para a gestão financeira e contábil de qualquer negócio, independentemente de seu porte ou segmentos de atuação.

O Zendar se destaca como uma solução completa e eficiente para as demandas de todos os tipos de empresas. 

Se você busca um sistema de gestão online para simplificar o seu negócio, o Zendar é a escolha ideal.