Embora o fechamento de caixa seja uma das rotinas mais importantes para qualquer empresa, realizar esse procedimento incorretamente pode aumentar a sobrecarga do gestor e comprometer a eficiência dos seus resultados. 😧
Saber a quantidade de dinheiro disponível no final de cada dia e comparar as entradas e saídas do negócio traz mais tranquilidade e confiança para o empreendedor desenvolver um bom planejamento.
Por outro lado, não seguir as principais etapas de verificação ou ter registros unicamente manuais são alguns dos erros que prejudicam esse processo.
Pensando nisso, separamos as melhores dicas para te auxiliar no seu fechamento de caixa, além de trazer os benefícios de seguir um padrão diário. Confira!
O que é o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é um processo que consiste na verificação das entradas e saídas do período, conferindo o saldo e, se necessário, localizando inconsistências.
Essa operação visa registrar adequadamente todas as vendas e compras da empresa, mas também funciona como uma forma de controle para outras áreas da empresa, permitindo que o gestor compare os dados financeiros, contábeis e de estoque, por exemplo. 📋
Na maioria dos estabelecimentos, o fechamento de caixa ocorre diariamente, ao final de cada expediente. Isso gera um menor acúmulo de informações para o responsável comparar em seus documentos.
No entanto, também existe a possibilidade de realizar uma avaliação em outros prazos, como mensalmente, para reunir os números de movimentações durante o ciclo de vendas.
Para que serve o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é uma operação que permite ao empreendedor ter controle sobre suas finanças, visualizar os lucros e organizar os pagamentos do negócio. 💵
Sem esse procedimento, não é possível saber quanto dinheiro entrou ou saiu, reduzindo a eficiência da gestão na empresa.
Além disso, a falta de informações concretas sobre as movimentações impede que o responsável identifique inconsistências e reverta os danos a tempo.
Com um fechamento de caixa periódico, de preferência diariamente, os registros serão mais simples de analisar, verificando se os valores correspondem com as vendas e qual o total disponível a cada ciclo.
Posteriormente, o gestor pode utilizar essas informações para montar um planejamento financeiro mais completo com base no seu histórico, prevendo eventuais gastos e entradas e tendo confiança nos seus investimentos.
Simultaneamente, é uma forma de identificar custos desnecessários e promover estratégias para otimizar as entradas de dinheiro do negócio.
Assim, o fechamento de caixa não é importante apenas para comparar os valores que a empresa recebeu no dia, mas também impacta em diferentes setores do empreendimento, fornecendo maior controle e segurança para o gestor montar planos e lidar com imprevistos.
Quais os principais tipos de fechamentos de caixa?
Existem vários tipos de fechamento de caixa disponível, para empresas que valorizam uma operação mais manual ou aquelas que desejam modernizar sua rotina. 👨💻
O processo mais comum que se popularizou no mercado comercial é o monitoramento por meio de papéis e planilhas, com o uso do livro contábil, por exemplo.
Assim, o responsável consegue anotar cada entrada e saída, o dia e horário em que elas ocorreram, e incluir o valor correspondente para somar depois.
O mesmo pode ser realizado guardando as notas fiscais e recibos de pagamento. Essa é uma prática comum em diversos estabelecimentos, principalmente de menor porte. Além dos comprovantes físicos sem mais simples de manipular, também permitem uma verificação mais palpável.
No entanto, também existem formas modernas de fechamento de caixa. Inicialmente, a utilização de planilhas se consolidou como uma das principais vias, substituindo os recibos físicos pelos arquivos digitais, como o XML da nota fiscal.
Com ao surgimento de novas tecnologias, os empreendedores agora podem utilizar um sistema de gestão para realizar esse acompanhamento. Uma plataforma integrada facilita essa atividade e integra outros dados importantes.
Quais os benefícios de realizar o fechamento de caixa todos os dias?
Realizar o fechamento de caixa é importante em qualquer negócio, mas existem alguns benefícios que se destacam ao planejar essa atividade todos os dias. Entenda por que desenvolver uma rotina diária:
Melhor gestão financeira
O fechamento de caixa diária ajuda a melhorar a gestão financeira do negócio, uma vez que traz um controle mais detalhado para o empreendedor. 💻
Essa rotina permite saber o total de dinheiro disponível, além de encontrar inconsistências de vendas mais facilmente, evitando prejuízo.
Com esse conhecimento, o responsável também consegue elaborar um plano de ação mais efetivo, prevendo onde investir e qual a área mais estratégia para expandir seu faturamento.
Embora seja uma atividade simples, o fechamento de caixa é fundamental para solidificar a gestão financeira diária e promover maior confiança nos planejamentos.
Maior controle de estoque
Ainda, é possível ter um maior controle de estoque utilizando o fechamento de caixa, por ser uma operação de verificação diária.
Ao comparar a quantidade de dinheiro disponível com o número de vendas realizadas, o gestor também poderá acompanhar as entradas e saídas de produtos. 📦
Esses dados, inclusive, são aplicados em outras percepções importantes para o negócio, como, por exemplo, quais os itens mais populares, e qual o valor mínimo de estoque para manter abastecido.
Análises como essas possibilitam ao empreendedor ter maior tranquilidade em suas operações, e elas são possíveis apenas com um gerenciamento diário, algo que o fechamento de caixa consegue proporcionar.
Rápida identificação de inconsistências
Um dos benefícios mais importantes do fechamento de caixa é a possibilidade de identificar rapidamente as inconsistências financeiras.
Se o gestor somar as entradas e saídas e conferir que elas não combinam com o número de registros, por exemplo, conseguirá tomar providências antes que tenha mais prejuízos.
Além disso, é uma maneira de ter controle sobre a contabilidade da empresa, justificando eventuais lacunas que poderiam trazer problemas se não fossem localizadas com agilidade.
Por isso, vale a pena ter um fechamento diário do caixa, para conferir se os números estão corretos e se todas as movimentações são válidas.
Planejamentos mais concretos
A longo prazo, ter um fechamento de caixa diário proporciona planejamentos mais concretos para o empreendedor, visto que fornece informações mais consistentes sobre sua situação financeira.
A partir desse e outros indicadores financeiros, é possível projetar os gastos e recebimentos futuros, posicionando a empresa de maneira estratégica e encontrando as melhores possibilidades de investimentos. 📈
E com um acompanhamento periódico, o gestor consegue ter uma visão mais concreta sobre a situação do negócio, entendendo melhor quais os próximos passos para ter um crescimento bem-sucedido.
Como fazer um fechamento de caixa eficiente?
Se você deseja fazer um fechamento de caixa eficiente na sua empresa, existem algumas dicas que podem auxiliar na execução dessa atividade. Confira:
1. Defina um responsável pela execução
O primeiro passo para ter um fechamento de caixa bem-sucedido é definir o responsável pela execução dessa atividade no período, seja diariamente ou em outro prazo.
Ter mais de uma pessoa realizando o processo pode confundir a operação, promover um desencontro de informações e prejudicar a produtividade da equipe. 💪
Dessa forma, é interessante que apenas um indivíduo verifique os registros antes de encerrar o expediente. Em pequenas empresas, esse responsável costuma ser o gestor, mas ele pode atribuir a função para outros colaboradores, principalmente da contabilidade.
2. Estabeleça um padrão
Ao implementar o fechamento de caixa como parte da rotina, é importante estabelecer um padrão de atividade e realizá-lo diariamente.
Dessa forma, é possível saber quais as etapas corretas para verificar todos os registros e realizar as anotações conforme as exigências do gestor.
Além disso, é uma alternativa que diminui as chances de erros, uma vez que seguirá um roteiro pré-estabelecido e reduzirá a perda de dados ou perder passos na conferência.
3. Anote todas as entradas e saídas
O fechamento de caixa é realizado, principalmente, com as anotações das entradas e saídas que a empresa teve no período. Por isso, esse é um dos passos mais importantes, e deve ser realizado ao longo de todo o dia. 📝
Os vendedores ou colaboradores que lidam com os recebimentos devem incluir todas as negociações, além de operações que movimentem dinheiro, como o pagamento de um fornecedor no dia.
Com isso, o responsável terá uma base sólida de documentos e recibos para efetuar sua conferência ao final do expediente.
Uma dica importante é ter um sistema de gestão para automatizar essa tarefa, diminuindo o trabalho manual e deixando os registros mais simples de serem monitorados.
Com uma solução como do Zendar, por exemplo, é possível integrar cada etapa, realizando a venda e anotando os devidos valores para a verificação de forma automática.
4. Compare os valores
Para o responsável pelo fechamento do caixa, a principal função é comparar os valores dos registros com o dinheiro disponível. 💰
Essa análise verifica as movimentações e o total integral que existe no caixa, acompanhando as entradas e saídas e identificando possíveis inconsistências.
Vale ter em mente que esse processo deve considerar o dinheiro físico e também os recebimentos digitais que acontecem por outras formas de pagamento, como crédito e débito.
5. Registre os resultados
Uma vez que o fechamento de caixa está completo, o responsável deve registrar os resultados da conferência em um sistema padronizado, permitindo a verificação posterior.
É comum utilizar livros contábeis ou planilhas, mas alguns softwares de gestão mais modernos, como do Zendar, permitem incluir histórico de análises e anotar os valores automaticamente.
Ao final do período, seja semanal ou mensal, o gestor poderá verificar o retorno do faturamento, monitorar o crescimento a cada dia e propor estratégias com base nesses dados. Após registrar o dinheiro disponível e concluir a análise, é possível encerrar o fechamento.
3 dicas para um fechamento de caixa eficiente
Após aprender como fazer o fechamento de caixa no seu negócio, vale a pena conferir algumas dicas para tornar sua rotina mais prática e eficiente. Confira 3 sugestões para a sua empresa:
1. Tente fazer o fechamento de caixa após o expediente
Se optar pelo fechamento de caixa diária, procure realizar essa operação sempre após o expediente, e não em um horário fixo na rotina. 📆
Embora algumas pessoas acreditem que essa consistência é vantajosa para a operação, ela permite que pessoas mal-intencionadas entendam o padrão de funcionamento do seu estabelecimento, aumentando as chances de roubos, por exemplo.
Por isso, procure um período definido para o fechamento, mas não tenha um único horário de operação, para a segurança do local.
2. Tenha um registro completo das movimentações
Anotar em detalhes as movimentações do seu negócio facilita o fechamento de caixa, uma vez que auxilia na conferência das entradas e saídas e dinheiro. 💸
Vale a pena ter o horário de cada venda, além dos valores, junto de uma descrição sobre cada ação, seja uma venda ou um pagamento, por exemplo.
Posteriormente, se o dinheiro disponível não combinar com os registros, será mais simples identificar a inconsistência ou possível erro de informação.
3. Invista em tecnologia
O fechamento de caixa manual, por meio de papel ou recibos, é uma das formas mais populares no comércio, mas investir em tecnologias facilitará essa rotina no seu negócio.
Realizar o procedimento com anotações mecânicas tornará o processo mais demorado e aumenta as chances de erros, enquanto uma plataforma registra todos os movimentos automaticamente.
Assim, vale a pena ter uma ferramenta para auxiliar na rotina, como uma planilha ou mesmo um sistema ERP integrado. 😉
Por que ter um sistema de gestão facilita o fechamento de caixa?
Um sistema de gestão integrado, como do Zendar, traz diversas vantagens para o seu fechamento de caixa, automatizando os registros e permitindo uma comunicação mais fluída entre os dados de diversos setores.
Dessa forma, você poderá acompanhar o dinheiro disponível, ter um controle eficiente do estoque e arquivar suas notas fiscais e comprovantes com facilidade. 📃
Além disso, conseguirá comparar os dados mais facilmente, encontrando erros e resolvendo problemas antes que se tornem prejuízos financeiros.
Por esse motivo, se deseja praticidade no seu fechamento de caixa, vale a pena ter um sistema de gestão com módulos completos. Conte com a solução Zendar para automatizar as rotinas do seu negócio. Solicite uma demonstração gratuita.
