O XML da nota fiscal é a simplificação de um importante documento, e vale a pena entender como ele funciona. 🤔
Com essa alternativa, o responsável terá mais praticidade para administrar seus comprovantes, além de reduzir custos com impressões e ter uma gestão mais sustentável.
No entanto, muitos empreendedores podem ter dúvidas sobre o que é esse arquivo e como visualizá-lo no computador.
Pensando nisso, separamos as principais informações sobre o XML da nota fiscal para você conferir e conhecer os benefícios desse formato.
O que é o XML da nota fiscal?
O XML da nota fiscal é um arquivo no formato XML que contém as informações do comprovante de venda.
Esse documento fiscal eletrônico substitui a nota em papel. Ele é utilizada para documentar operações de venda de produtos ou prestação de serviços. 🔍
O XML possui dados importantes sobre o emitente, sobre o destinatário e os produtos. Além disso, inclui impostos e tributos envolvidos na transação, entre outras informações relevantes para a emissão, recepção e até cancelamento.
Atualmente, é transmitido eletronicamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está sediada, para fins fiscais e tributários.
Qual a importância do XML nota fiscal?
O XML da nota fiscal eletrônica é uma peça fundamental para a realização de transações comerciais entre empresas e para a fiscalização por parte do governo.
Esse modelo substitui o comprovante em papel, tornando o processo de emissão, envio e armazenamento da nota fiscal mais eficiente, seguro e sustentável.
Além disso, permite a automatização de processos de recebimento, conferência e registro de notas fiscais, de modo que a gestão fiscal e tributária fica mais ágil.
Com o XML da nota fiscal, a empresa não precisa mais armazenar e transportar arquivos em papel, resultando em redução de custos com impressão. 📲
Ainda, possibilita uma fiscalização mais completa, com controle das operações das empresas. Isso ajuda no combate à sonegação fiscal.
Dessa forma, o XML da NF-e é importante tanto para as empresas quanto para o governo, ao simplificar e agilizar processos, reduz custos e aumenta a transparência e controle nas transações comerciais.
Quais os principais dados do XML nota fiscal?
Para emitir o XML da nota fiscal, é importante conhecer os dados que compõem esse documento. Confira em detalhes os principais elementos que devem constar nos registros:
| Dado | Descrição |
| Identificação do emitente | Nome ou razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e endereço do emissor da nota. |
| Identificação do destinatário | Nome ou razão social, CNPJ ou CPF e endereço do destinatário da nota. |
| Produtos ou serviços | Descrição dos produtos ou serviços vendidos, quantidade, valor unitário, total e tributos envolvidos. |
| Impostos e tributos | ICMS, IPI, PIS, COFINS e outros tributos aplicáveis na operação comercial, com suas respectivas alíquotas e valores. |
| Transporte | Informações sobre o transporte da mercadoria, como modalidade, transportadora, frete, entre outros. |
| Assinatura digital | Certificado digital do emitente da nota fiscal, que garante a autenticidade e integridade do documento. |
Qual a diferença entre Danfe e XML?
A principal diferença entre Danfe e XML é que o Danfe é um documento em papel que representa a NF-e durante o transporte das mercadorias, enquanto o XML é o arquivo eletrônico que contém todas as informações da nota fiscal eletrônica.
Na prática, ambas possuem dados sobre a transação, mas a nota fiscal representada pela extensão XML é a base para comprovar a autenticidade da compra e venda. 📌
Enquanto isso, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou Danfe, é apenas uma representação com chave de acesso para acompanhar o transporte da mercadoria e reunir os dados básicos do documento completo.
Assim, o Danfe não substitui a NF-e, mas serve como uma representação física para facilitar a conferência durante o transporte.
Enquanto isso, o XML é transmitido eletronicamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e é o comprovante oficial de validação da empresa.
Quais os benefícios do XML nota fiscal?
Utilizar o XML da nota fiscal pode trazer diversos benefícios para a empresa e para as partes em negociação. Veja alguns dos pontos positivos dessa opção:
Redução de custos em papel
Com a emissão da NF-e, as empresas deixam de precisar imprimir as notas fiscais em papel, reduzindo significativamente os custos com impressão, toner, papel e envio dos documentos.
Além disso, a emissão eletrônica também reduz os custos com armazenamento e transporte das notas fiscais em papel. 📄
Menor espaço de armazenamento
Como o XML da nota fiscal é um arquivo eletrônico, ele ocupa muito menos espaço físico do que as notas fiscais em papel.
Isso significa que as empresas precisam de menos espaço de armazenamento para guardar as informações fiscais, diminuindo os custos com aluguel de espaços, mobiliário, arquivamento e conservação dos documentos.
Simplicidade na troca de informações com a contabilidade
Ainda, as empresas podem enviar as informações fiscais para a contabilidade de forma mais rápida e simplificada.
Isso porque o arquivo eletrônico pode ser facilmente compartilhado com o contador, que pode importá-lo diretamente para o software, sem a necessidade de digitação manual dos dados.
Facilidade na localização de notas fiscais
Finalmente, com o XML da nota fiscal, as empresas podem localizar as notas fiscais com mais facilidade e agilidade, mesmo autônomos.
Afinal, o arquivo eletrônico permite que as informações sejam facilmente acessadas e pesquisadas, sem a necessidade de procurar as notas fiscais em pilhas de papéis ou em arquivos físicos. 📑
Como visualizar o XML da nota fiscal?
Para visualizar o arquivo XML, é necessário ter um programa que possa abrir esse tipo de arquivo.
Existem diversas opções de programas que podem ser utilizados para visualizar o programa. Basta instalar uma opção de preferência e abrir o comprovante por meio dessa ferramenta.
É importante lembrar que o arquivo XML da NF-e é um arquivo de texto, ou seja, não possui formatação visual como fontes, cores ou imagens.
Por isso, é comum que o arquivo apareça com uma aparência mais simples e textual. 📉
Ainda, quem possui um sistema ERP moderno, como do Zendar, poderá visualizar o arquivo na própria plataforma.
Utilizar o XML nota fiscal é obrigatório?
Não é obrigatório utilizar o XML da nota fiscal, uma vez que essa extensão é apenas uma forma de acessar o documento pelo computador.
Nesse caso, a empresa pode optar por continuar gerenciando seus comprovantes fisicamente, por meio de impressão.
Entretanto, vale a pena considerar implementar esse formato, por ser mais prático e simples de gerenciar. 😉
Além disso, é um modelo que permite compartilhamento com segurança, além de conferência por parte da Receita Federal.
Por isso, considere arquivar o XML da nota fiscal na sua empresa com um software de gestão online adequado. Conheça o sistema do Zendar e tenha uma ferramenta moderna para administrar suas notas.
