Se você emitiu um dado incorreto ou descontou os impostos errados na venda, cancelar a nota fiscal é essencial para corrigir a operação e não ter problemas tributários. 😨
Esses comprovantes, embora pareçam simples, precisam apresentar todas as informações corretas, ou os órgãos de fiscalização apontarão inconsistências, gerando consequências contábeis e administrativos para o seu negócio.
Para evitar essa situação e garantir a emissão certa dos seus recibos, é importante saber o que fazer quando encontrar uma falha ou até mesmo um imprevisto de emissão com fornecedor, por exemplo.
A partir de agora, entenda como cancelar a nota fiscal e conheça os principais prazos de operação no passo a passo que preparamos. Confira!
Por que cancelar uma nota fiscal?
Cancelar a nota fiscal é a alternativa mais recomendada se você errou no preenchimento de algum dado ou a emissão de tributos estava incorreta. 📃
Sendo um dos documentos mais importantes para qualquer negócio, é fundamental enviar o comprovante com todas as informações verificadas, para evitar problemas com a Receita Federal.
Assim, se perceber uma inconsistência na nota e estiver no prazo, optar pelo cancelamento facilita a correção e o controle dos recibos internamente.
Quando cancelar a nota fiscal?
Os principais motivos para cancelar nota fiscal incluem falha no processo de emissão, datas incorretas, erros de cálculo e desistência da transação. ✍️
Embora seja essencial realizar uma revisão do documento antes de enviar para a Secretaria da Fazenda (Sefaz), algumas inconsistências podem acabar passando despercebidas.
Nesse caso, o empreendedor tem a possibilidade de excluir o comprovante e iniciar uma nova remessa se perceber erro a tempo. Isso inclui nomes ou datas trocadas, impostos com porcentagem incorreta ou problemas com o produto.
Além disso, se uma das partes desistir da transação, é importante cancelar a nota fiscal também, caso contrário ocorrerá o desconto dos tributos mesmo sem uma mercadoria em circulação.
Como cancelar uma nota fiscal?
O processo para cancelar uma nota fiscal errada é simples, e pode ser realizado em apenas algumas etapas. Confira o passo a passo:
1. Acesse o programa de emissão
O cancelamento da nota fiscal eletrônica ocorre no mesmo programa utilizado para a emissão inicial. Por isso, acesse a plataforma e confirme se o comprovante está disponível para visualização. 👨💻
Geralmente o sistema federal possui um menu dedicado somente para a conferência, edição e exclusão de recibos já lançados. Encontre esse canal na ferramenta utilizada pela sua empresa, utilizando seu respectivo login e identificação.
2. Localize a nota em questão
Caso seu empreendimento tenha muitas notas lançadas, é importante localizar o comprovante em questão que será excluído.
Essa alternativa está disponível somente para um determinado período, mas vale ter atenção para não editar outro documento. 📋
Confirme e cruze os dados de identificação do comprovante, especialmente o número de série, para confirmar ser a nota correta.
3. Solicite o cancelamento
Em seguida, para cancelar a nota fiscal basta selecionar a opção no documento e aguardar a confirmação do pedido no Sefaz.
Se estiver no prazo, os responsáveis identificarão o documento e irão conferir se a justificativa está adequada. Em casos positivos, o recibo será excluído e a empresa conseguirá lançar outro.
Qual o prazo para cancelar nota fiscal?
O prazo padrão para cancelar a nota fiscal é de 24 horas para produtos e 30 dias para serviço. Já no caso de encomendas, é necessário que não exista a circulação de mercadoria ainda. Ou seja, se o item saiu do estabelecimento, não é possível excluir o comprovante do sistema. 😧
Além disso, alguns estados possuem períodos distintos para encerrar o arquivo. Por exemplo, o Mato Grosso disponibiliza apenas 2 horas, enquanto o Paraná e o Rio Grande do Sul autorizam o procedimento em até 7 dias após a autorização de uso.
Nesse caso, é importante confirmar o prazo na sua localidade, para ter uma margem confiável de exclusão e correção.
Como cancelar a nota fiscal depois do prazo?
Para cancelar a nota fiscal depois do prazo do seu estado é necessário confirmar se existe essa possibilidade, já que na maioria das regiões os recibos para produtos não podem ser excluídos após o período autorizado. 🙅♂️
Se o órgão estadual autorizar a exclusão, o pedido passará necessariamente pelo Sefaz, que avaliará a justificativa para seguir com o procedimento.
Em outros casos, o empreendedor deverá emitir uma carta de correção ou uma anulação de nota, que está sujeita a cobranças e encargos fiscais, aumentando a burocracia e dificuldade. Por isso, muitas empresas buscam a ajuda de um contador para guiar essa operação corretamente.
Onde conferir se a nota fiscal foi cancelada?
Após cancelar a nota fiscal, você pode conferir o resultado no próprio programa de emissão ou no portal da Sefaz. Ambas as plataformas informam o histórico de movimentações e notificam se o pedido foi autorizado.
Além disso, vale a pena acompanhar esse processo também por um sistema de gestão interno no negócio. Uma ferramenta integrada, como do Zendar, permite verificar os comprovantes lançados, editados e também excluídos. 😉
Esse controle é fundamental para o gestor conseguir calcular corretamente suas emissões tributárias, além de organizar seus documentos fiscais com maior confiança.
O que fazer após cancelar a nota fiscal?
Após cancelar a nota fiscal é importante enviar uma cópia ao cliente, para deixá-lo ciente do que está acontecendo, e atualizar as demais informações nos seus sistemas.
Afinal, esse documento informa sobre descontos de tributos, comprovações tributárias e até mesmo nas movimentações de saída do estoque. Dessa forma, se uma transação foi cancelada e a nota, devolvida, é essencial incluir todos os dados nos setores que também são impactados. 👊
Para isso, é essencial ter um sistema de gestão integrado, que permita visualizar e manipular informações em vários departamentos sem comprometer sua estrutura, evitando problemas de administração e com a Receita Federal.
Sendo assim, considere uma ferramenta adequada para acompanhar e editar os seus recibos, além de registrar cada ocorrência interna e tenha controle sobre os seus documentos fiscais e outras operações com o sistema de gestão integrado do Zendar.
Conheça nossa solução para a sua empresa e descomplique a gestão do negócio!.
