Os documentos fiscais são um dos pilares mais importantes para um setor financeiro organizado e dentro das normas tributárias.
Sem esses registros, o negócio pode estar cometendo fraudes, colocando em risco a sua credibilidade e autorização para atuar no mercado.
Além disso, também compromete as rotinas de verificação e prejudica a organização interna da instituição, que não terá comprovantes confiáveis para acompanhar suas transações.
No entanto, apesar da importância dessas notas, muitos gestores podem ter dúvidas sobre quais as principais modalidades e como elas se classificam.
Para te ajudar, preparamos um conteúdo especial sobre documentos fiscais, com as informações mais importantes para garantir que a sua empresa está operando da melhor forma possível.
Confira os registros mais importantes e dicas para otimizar a sua organização!
O que são documentos fiscais?
Documentos fiscais são registros de operações financeiras e comerciais realizadas por empresas e pessoas físicas sujeitas a obrigações tributárias.
Na prática, são comprovantes que atestam uma transação, indicando uma venda ou prestação de serviço.
Esses documentos são utilizados para registrar as negociações, além de informar ao governo sobre a movimentação, bem como o devido recolhimento de impostos.
Assim, visa facilitar o controle interno, permitir a prestação de contas com os órgãos de fiscalização e garantir a transparência nas atividades econômicas.
Os principais documentos fiscais exigidos das instituições comerciais podem variar conforme o país e a legislação vigente, mas, geralmente, incluem diferentes tipos de registros, segundo a atividade realizada.
Além disso, sua validade é comprovada somente com uma assinatura digital, realizada por meio de um certificado e autorização da Secretaria da Fazenda Municipal ou Estadual, dependendo do tipo de documento.
Qual a importância dos documentos fiscais?
Os documentos fiscais desempenham um papel fundamental na gestão financeira e tributária de empresas e pessoas físicas.
Com esses registros, é possível comprar que o negócio está cumprindo a lei, seguindo a legislação e comprovando que suas transações comerciais são verídicas.
Nesse caso, emitir e administrar corretamente esses arquivos, evita penalidades e multas em auditorias.
Além disso, os documentos fiscais também são uma forma de gestão, permitindo que os responsáveis acompanhem e verifiquem as operações realizadas na empresa, facilitando a fiscalização e pagamento de impostos.
Com esses registros, o setor financeiro terá informações claras e detalhadas sobre cada movimentação, não apenas para gerenciamento, mas para fins de prestação de contas internas e externas.
Se existirem problemas com envolvendo as transações ou parceiros comerciais, esses documentos também servem para comprovar a legalidade e a posição da companhia quanto ao acontecimento.
Posteriormente, esses alinhamentos fiscais permitem que o negócio obtenha deduções e benefícios tributários, apresentando corretamente todas as despesas.
Quais são os tipos de documentos fiscais?
Para entender como funcionam os documentos fiscais, é importante conhecer os tipos de registros que existem. Veja mais detalhes:
Notas fiscais
Inicialmente, os tipos de documentos mais comuns são as notas fiscais. Esses registros indicam uma atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa física ou outra empresa.
No entanto, também existem diferentes modalidades desses registros, voltados para cada segmento:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal digital, utilizado para registrar operações de venda de produtos ou prestação de serviços.
Ela substitui o comprovante em papel, sendo emitida e armazenada eletronicamente, seguindo um padrão estabelecido pelas autoridades.
A NF-e possui um formato XML e é transmitida para a administração tributária por meio de um sistema computadorizado, que integra com outras plataformas externas.
Geralmente, costuma ser utilizada em compras virtuais, onde existe a necessidade de anexar uma cópia do comprovante na entrega. Assim, o gestor gera a NF-e e imprime para o consumidor ou empresa em questão.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é o registro utilizado para a prestação de atividades por empresas e profissionais autônomos.
Nesse caso, foca na realização de serviços para pessoas físicas ou outras empresas, com um tipo de comprovante específico para essa condição.
Uma vez que existem cobranças distintas, além de recolhimento diferente de impostos, é essencial ter um documento apropriado para a prestação e suporte.
A NFS-e também é emitida eletronicamente, visando comprovar a realização do serviço e permitir o recolhimento dos impostos devidos.
Ainda, segue um padrão estabelecido pelo município onde o serviço é prestado, e cada região pode ter suas próprias regras e regulamentações para a emissão desse tipo de nota.
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Ainda, também é possível trabalhar com a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), um dos documentos voltados para o comprador final.
Nesse caso, ela substitui o antigo cupom emitido pelas impressoras, sendo gerada eletronicamente, mas com possibilidade de envio físico no momento da entrega da compra.
A NFC-e é importante para a administração tributária, além da comprovação de serviço, possuindo os dados do estabelecimento, a descrição dos produtos e seus respectivos valores, com impostos incidentes.
Para o público, é uma forma de garantir a transparência das suas atividades, e assegurar os direitos do consumidor no caso de trocas, por exemplo.
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um documento utilizado em situações específicas, onde o contribuinte não possui uma nota regular emitida pelo seu sistema de faturamento.
Ela pode ser gerada, por exemplo, por pessoas físicas que realizam vendas esporádicas ou por contribuintes que não estão obrigados a emitir registro eletrônico, como microempreendedores individuais que negociam com pessoas físicas.
Nesse caso, a NFA-e segue um formato padrão, e pode apresentar informações semelhantes aos demais documentos fiscais, como dados do emissor, a descrição dos produtos ou serviços e valores pagos.
Contudo, apesar de ser simples, também possui validade jurídica para fins de comprovação e recolhimento de impostos.
Documentos de transporte
Enquanto isso, os documentos de transporte eletrônicos são registros relacionados a operações de cargas, visando trazer maior transparência para as transações.
Eles devem ser parte integrante do sistema fiscal e logístico usado pela empresa, de modo a alinhar também o monitoramento das mercadorias em trânsito, o recolhimento dos impostos devidos e a regularização do transporte. Veja os principais tipos:
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar o transporte de cargas.
Ele substitui os antigos arquivos em papel, como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), mas sem perder a validade jurídica.
O CT-e contém informações sobre a movimentação, incluindo:
- remetente;
- remessa;
- destinatário;
- descrição da carga;
- valores do frete;
- dados do transportador;
- demais informações relevantes para o transporte.
Sua emissão eletrônica conta com transmissão automática para as autoridades fiscais por meio de um sistema integrado.
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
Enquanto isso, no setor de transporte também se destaca o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e).
Ele possibilita agrupar e controlar os registros relacionados ao transporte de cargas. Também serve como uma espécie de resumo das notas e demais comprovantes que acompanham a viagem.
O MDF-e é obrigatório em determinadas situações, como no transporte de carga fracionada, quando é necessário transportar diversas notas fiscais em um único veículo.
Assim, informa, para fins de acompanhamento e comprovação judicial, quais as mercadorias e suas devidas identificações, se for preciso efetuar uma conferência ou controle de estoque mais rápido.
Outros documentos fiscais
Além dos documentos mais comuns em negociações empresariais, também existem outros tipos de emissões, como cupons fiscais e livros de registro.
O primeiro atua como um comprovante emitido por meio de equipamentos específicos, como impressoras, em estabelecimentos comerciais.
Ele é utilizado principalmente no varejo, para registrar as vendas realizadas aos consumidores. O cupom contém informações básicas da transação, como a descrição dos produtos, quantidades, valores, impostos incidentes, data e hora da venda.
O objetivo principal é fornecer ao consumidor um comprovante da compra e garantir a transparência nas transações comerciais.
Enquanto isso, os livros de registro são documentos utilizados para organizar as informações fiscais de uma empresa.
Eles servem como base para a escrituração contábil, permitindo o registro de todas as transações realizadas, com as movimentações financeiras, compras e vendas.
Mesmo não sendo um comprovante efetivamente emitido em sistemas eletrônicos e enviado para a Receita Federal, esse documento é igualmente importante, organizando a cronologia das operações e mostrando que o negócio está seguindo as normas.
E o que são documentos não fiscais?
Documentos não fiscais são registros que não possuem valor legal ou finalidade tributária. Em outras palavras, não permite a cobrança de impostos.
Por exemplo, no caso de serviços prestados por um autônomo por meio de contratação pontual, emitindo um recibo simples, apenas para fins de acompanhamento de gastos.
Dessa forma, esse papel, embora auxilie no monitoramento contábil de pessoas físicas ou empresas, não precisará ser encaminhado para os sistemas eletrônicos governamentais.
Ao contrário das notas e arquivos de transporte, os documentos não fiscais são encaminhados somente para o setor financeiro, como forma de verificação.
Alguns exemplos dessa modalidade de registro inclui:
- contratos;
- propostas comerciais;
- comprovantes de pagamento;
- extratos;
- ordens de serviço.
Na prática, qualquer registro que comprove uma transação comercial, mas sem cobrança de impostos sobre os valores, se qualifica nessa categoria.
Isso significa que, mesmo não possuindo valor fiscal, trata-se de comprovantes importantes para o negócio, e devem ser igualmente arquivados, de preferência em um software de gestão que permita administrá-los com maior facilidade.
Quais os riscos de não emitir documentos fiscais?
Existem diversos riscos associados a não emissão de documentos fiscais, desde multas até a suspensão da empresa e penas jurídicas.
Isso porque deixar de apresentar esses comprovantes pode se caracterizar como uma tentativa de sonegação fiscal. Em outras palavras, a omissão intencional de informações e transações comerciais para evitar pagar impostos.
Nesse caso, essa prática ilegal pode gerar processos criminais que levam à imposição de multas e penalidades pelas autoridades.
Os responsáveis também podem responder criminalmente, com possibilidade de prisão e pagamento de fiança, além de juros sobre os impostos devidos.
Para a empresa, deixar de emitir documentos fiscais também é prejudicial em suas rotinas internas, por dificultar a prestação de contas para os interessados e a organização dos registros.
Sem essa transparência nas operações, o negócio pode perder sua credibilidade e reputação, comprometendo a relação com clientes e fornecedores.
A ausência de registros adequados também pode dificultar a obtenção de financiamentos, parcerias comerciais e contratos, uma vez que esses comprovantes são frequentemente exigidos como prova de transações comerciais legítimas.
Ainda, vale mencionar a dificuldade no controle financeiro e contábil na empresa, levando a erros e inconsistências nas conferências gerais.
Posteriormente, refletirá no desempenho do negócio, com cálculos errados que comprometem as decisões estratégicas dos gestores, deixando de investir na empresa e no seu crescimento.
Assim, de modo geral, não emitir documentos fiscais pode trazer impactos administrativos, fiscais e judiciais, até mesmo com a possibilidade de fechamento do negócio.
Dicas para organizar os documentos fiscais na empresa
Após conhecer a importância dos documentos fiscais para a sua empresa, vale a pena conferir algumas dicas de organização que podem auxiliar nas suas rotinas internas.
Confira o que considerar para ter registros mais práticos e alinhados com as normas legais:
Digitalize documentos importantes
A digitalização dos documentos fiscais é uma prática importante para quem deseja ter maior organização e facilidade nas conferências.
Essa prática simples oferece maior segurança nos arquivos, por conta das criptografias, além de simplificar o acesso por dispositivos modernos e padronizar o formato dos comprovantes.
Muitas pessoas mantêm arquivos físicos como hábito ou preferência, mas, além das dificuldades em conferência, também estão sujeitos as ações externas e riscos para os papéis.
Nesse caso, ao digitalizar os documentos, como notas fiscais, contratos e comprovantes, o gestor reduz as chances de perda ou danos físicos.
Ainda, é uma forma de facilitar pesquisas e compartilhamento das informações quando necessário, especialmente com um sistema ERP na nuvem, que agiliza o envio dos arquivos para outros colaboradores.
No entanto, certifique-se de utilizar formatos de arquivo compatíveis e armazene-os em locais seguros, como servidores locais ou sistemas de armazenamento externo.
Tenha integração com o contador
A integração dos documentos fiscais diretamente com o contador é uma das principais dicas para organizar e melhorar essa rotina nas empresas.
Isso porque o envio automático para os responsáveis permite reduzir erros e agilizar o processo de conferência diária.
Um sistema integrado com o software de contabilidade do contador elimina a necessidade de compartilhamento manual, por exemplo, prática que pode acompanhar esquecimentos ou bloqueios no acesso.
Além disso, empresas em processo de crescimento possuem cada vez mais operações, e deixar para enviar os comprovantes em grandes lotes compromete a eficiência do processo de organização.
Dessa forma, ao integrar as rotinas, o contador poderá apurar os impostos rapidamente, verificando se existem pendências, enquanto organiza cada comprovante em seu próprio sistema.
Nesse caso, para ter uma comunicação eficiente e integrada, vale a pena investir em plataformas com esse diferencial, como a solução do Zendar.
Invista em um sistema de gestão online
Outra dica fundamental para organizar os documentos fiscais na sua empresa é ter um sistema de gestão online, como do Zendar.
Utilizar uma plataforma ERP moderna possibilita arquivar os comprovantes com maior facilidade e segurança, contando com uma ferramenta criptografada e verificada.
Além disso, recursos inovadores, como o software de gestão Zendar, acompanham não apenas armazenamentos de arquivos, mas painéis de controle completos para o responsável.
Desse modo, será possível pesquisar notas, identificar diferentes transações e conferir seus dados mais relevantes em uma mesma página.
Funcionalidades adicionais, como geração de relatórios e acompanhamento de vendas, se tornam mais simples com um sistema de gestão.
Além disso, para empresas que desejam atualizar seus arquivos, a migração para uma ferramenta ERP é uma forma simples e prática de realizar essa modernização.
Por esse motivo, é importante que o responsável considere uma plataforma moderna para auxiliar no controle das suas obrigações fiscais, bem como integrar setores e reduzir as chances de erros no dia a dia.
Quando é obrigatório emitir documentos fiscais?
Para empresas que realizam transações comerciais com outras pessoas jurídicas, a emissão de documentos fiscais é sempre obrigatória.
Caso contrário, estará arriscando cometer fraudes e sonegação, sem conseguir comprovar a origem das operações e dos valores recebidos.
Por esse motivo, é essencial acompanhar esses processos e, de preferência, investir em um sistema de gestão online adequado para o seu negócio.
Dessa forma, não apenas garantirá que está seguindo todas as normas tributárias, como também trará mais praticidade e transparência para as suas atividades.
Considere uma plataforma especializada e assegure a emissão dos seus documentos fiscais em todas as transações. Entre em contato com nossos especialistas e conheça a solução Zendar.
