Se você deseja construir estratégias de compras mais eficientes e consolidar seu relacionamento com seus parceiros comerciais, é fundamental ter um cadastro de fornecedores. 😉
Essa é uma ferramenta estratégica para tornar as rotinas do seu negócio mais simples, práticas e estratégicas, além de organizar informações importantes sobre as empresas que te auxiliam nas atividades cotidianas.
Com esses arquivos, será mais fácil realizar pesquisas e consultas, visualizar históricos de compras e traçar planos para obter as melhores cotações de preços.
No entanto, esses e outros benefícios são possíveis apenas com um registro assertivo e completo, elaborado por gestores que conhecem esse recurso e como ele funciona.
Nesse caso, separamos algumas informações importantes para você começar o seu cadastro de fornecedores. Saiba quais dados não podem faltar e as vantagens de investir nesse processo para o seu negócio.
O que é cadastro de fornecedores?
O cadastro de fornecedores é um controle que reúne as principais informações das pessoas físicas e jurídicas que fornecem algum tipo de serviço para o seu negócio. Na prática, é o conjunto de dados de empresas e colaboradores que oferecem produtos, matérias-prima ou atendimento para a sua empresa. 📄
Com esse esquema, é possível ter os arquivos mais organizados, facilitando a gestão e as atividades posteriores, como entrar em contato e solicitar reposições.
Além disso, é uma ferramenta importante para construir parcerias sólidas, visto que auxilia o gestor a conhecer mais sobre seus fornecedores e o processo de negociação.
Assim, será mais simples conseguir desenvolver estratégias mais assertivas de comunicação, consequentemente conseguindo bons preços.
Qual a importância do cadastro de fornecedores?
O cadastro de fornecedores é importante para aumentar o controle e a gestão do negócio, trazendo organização e praticidade na rotina do empreendedor. 🤝
Com esse processo, é possível conhecer mais os colaboradores, traçar estratégias de negociação e ter um plano de gerenciamento mais completo, não apenas com um catálogo de clientes, mas também com os parceiros que tornam a atividade possível.
Além disso, com um documento bem estruturado, é possível ter mais agilidade na hora de executar diferentes tarefas, como cotar preços, solicitar reposição de matéria-prima ou ampliar a produção.
Ainda, com as tecnologias que existem no mercado, como sistemas de gestão integrados, o empreendedor tem ainda mais ferramentas para facilitar sua rotina e organizar os parceiros em um mesmo lugar de consulta.
A pesquisa por empresas parceiras ou determinados produtos requer esforço e tempo, prejudicando a produtividade da equipe. No entanto, com um cadastro de fornecedores, os responsáveis terão essas e outras informações em mão, com contatos e estratégias de comunicação.
Quais as vantagens de ter um cadastro de fornecedores?
Investir em um cadastro de fornecedores pode apresentar diversos benefícios para a sua empresa, e vale a pena conhecer esses pontos positivos para entender quando desenvolver o seu próprio arquivo. Confira mais:
Redução de tempo nos pedidos
Uma das vantagens mais significativas do cadastro de fornecedores é a possibilidade de reduzir o tempo nos pedidos, visto que existirá um sistema organizado para conferir os melhores parceiros e realizar as negociações.
Com fichas detalhadas, o gestor conseguirá diminuir o esforço e recursos aplicados em diversas tarefas, desde localizar o colaborador, até emitir orçamentos mais concretos.
Por exemplo, as fichas poderão ter termos de localização, número de contato e outros dados que sejam estratégicos para a realidade da empresa. Ao localizar esse fornecedor mais rapidamente, o empreendedor poderá economizar tempo na pesquisa, encontrando a melhor escolha para sua demanda. 🖥️
Enquanto isso, comparações de preços e orçamentos se tornarão mais ágeis, visto que o cadastro trará adicionais importantes sobre valores e formas de negociação, tornando toda a rotina mais produtiva.
Aumento da produtividade da equipe
Ainda, vale mencionar que a produtividade pode aumentar de forma geral, também envolvendo a equipe, e não apenas o gestor do negócio.
Afinal, esse sistema torna uma tarefa mecânica mais simples, agilizando uma série de movimentos e até mesmo automatizando algumas funções que seriam cumpridas pelos funcionários.
Com isso, a equipe poderá direcionar sua mão de obra e tempo para tarefas mais complexas, sem precisar gastar muito tempo com os colaboradores externos, pedidos e orçamentos.
Ainda, traçar um cadastro organizado implementa um padrão de registro que torna o dia a dia mais ágil e o fluxo operacional mais fluído.
Identificar peças em caso de trocas e devoluções
Outro benefício que acompanha o cadastro de fornecedores é a facilidade para identificar casos de trocas e devoluções com maior praticidade. 🧐
Isso porque os pedidos serão separados com mais agilidade, apontando os colaboradores, as entregas e outros dados pertinentes para a consulta. Caso o gestor ou a equipe verifique danos, ou erros, será mais simples saber quem contatar para trocar.
Além disso, trará a nomenclatura de cada empresa, junto dos canais de suporte, agilizando o processo de atendimento e assistência.
Para obter mais sucesso no seu negócio, é essencial não ter empecilhos no processo produtivo ou nas rotinas que atendem aos clientes. Assim, é fundamental saber com quem contar na troca ou reposição de matérias-primas.
Identificação de oportunidades comerciais
A longo prazo, o cadastro de fornecedores também será vantajoso para a sua empresa identificar oportunidades comerciais mais benéficas.
Isso porque esse registro permite acompanhar cada colaborador de maneira individual, verificando suas atualizações, novidades e conteúdos nos canais de contato.
Ainda, é uma maneira de estar sempre atualizado quanto a lançamentos, novos materiais disponíveis e até mesmo chances de preços mais atrativos em determinados cenários de compra.
Com um cadastro completo, a sua empresa consegue acompanhar os principais parceiros de perto, e não perde oportunidades para negociar ou enviar propostas mais elaboradas a fim de expandir seus serviços.
Quais os principais dados do cadastro de fornecedores?
Cada empresa pode montar seu cadastro de fornecedores como preferir, mas existem alguns dados principais que vale a pena incluir no arquivo. Confira quais são:
Dados empresariais
Para começar, é importante reunir os dados empresariais do colaborador externo, não apenas o nome jurídico, mas também quem é o responsável, o gestor e outras informações relevantes.
Incluir se o fornecedor é autônomo ou possui um CNPJ também é importante, tanto para fins de registro quanto para os documentos fiscais que deverão ser emitidos posteriormente, no caso de alguma compra ou recebimento. 👍
Todos os elementos jurídicos que o empreendedor considerar relevantes devem constar nos primeiros campos do cadastro.
Além disso, esse costuma ser o resultado principal nas pesquisas do servidor ou na plataforma de gestão. Por isso, é importante incluir o nome da empresa, apelidos, responsáveis e outras alcunhas de identificação rápida.
Dados de contato
Enquanto isso, também é fundamental incluir os dados de contato do fornecedor, ou seja, todas as formas que o empreendedor consegue acioná-lo, seja para negociar ou para receber suporte.
Nesse caso, vale a pena incluir os telefones mais importantes, de todas as áreas, com seus respectivos ramais ou direcionamentos, além de anexar o endereço de e-mail e o responsável pelo retorno.
Em companhias de grande porte, cada setor possui seu próprio canal, e é interessante incluir esse detalhe se for o caso. O mesmo se aplica para matrizes e filiais, no caso de ter uma sede principal e outras localidades mais próximas que costumam te atender nos pedidos. 🚩
Ainda, vale incluir as redes sociais do fornecedor, a fim de acompanhar seus conteúdos e ter outros canais de informação, quando necessário. Embora sejam mais informais, essas mídias auxiliam no monitoramento dos parceiros e na identificação de oportunidades.
Catálogo de produtos
Se for interessante para a empresa, vale a pena ter um catálogo de produtos com as principais ofertas que fazem sentido para o negócio, seja matéria-prima ou mercadorias já fabricadas.
Dessa forma, será mais rápido para a equipe localizar os itens desejados em pedidos de reposição ou orçamentos, além de facilitar a cotação de determinados preços.
Para isso, é interessante incluir a média dos valores desses respectivos produtos no catálogo associado à empresa, para servidor como parâmetro.
Histórico de negociações
Outro elemento que vale a pena ter no cadastro de fornecedores é o histórico de negociações com cada parceiro, incluindo as últimas compras e valores.
Esses dados servirão para análise posterior, verificando, por exemplo, a evolução de preços e orçamentos, o número de itens em cada pedido e a periodicidade da negociação. Posteriormente, o responsável conseguirá ter percepções valiosas sobre o andamento da empresa.
Ainda, é uma forma de monitorar as compras, checar o estoque e ter maior controle financeiro sobre as entradas, sendo uma seção de cadastro interessante para desenvolver com um sistema de gestão, por exemplo. 📱
Como realizar o cadastro de fornecedores na sua empresa?
Se você se interessou pelo cadastro de fornecedores e deseja implementar no seu negócio, vale a pena seguir algumas etapas básicas para dar os primeiros passos.
Embora cada empreendimento tenha liberdade de construir seus arquivos de maneira personalizada, se atentar a esses elementos tornará a adaptação mais simples. Confira abaixo:
Defina os principais dados da ficha
Para começar, é fundamental definir os principais dados da ficha dos seus colaboradores, quais as seções e informações que deverá ser preenchidas.
Isso porque alguns complementos podem fazer mais sentido que outros para a empresa, especialmente nichos mais segmentados. 😊
Dessa forma, escolher os principais elementos da ficha ajudará a ter maior organização e atender a demanda da rotina do empreendimento.
Contrate uma ferramenta integrada
Além disso, é essencial contar com as melhores ferramentas para ter um cadastro de fornecedores eficiente e organizado.
Para começar, vale investir em um sistema ERP, como do Zendar, que torna o registro e monitoramento de parceiros mais simples.
Além de integrar as informações com outros setores, também apresenta os dados de maneira visualmente simples, para facilitar as análises e buscas posteriores.
Com um sistema de gestão eficiente, é possível iniciar o cadastro de fornecedores com mais facilidade.
Atualize os dados conforme as compras
Outra recomendação importante para adotar o cadastro de fornecedores na sua empresa é atualizar os dados conforme as compras no dia a dia.
Isso permitirá que o gestor e a equipe saibam o que foi solicitado e quais os dados do orçamento anterior, verificando itens importantes como data de validade no estoque e a necessidade de reposição de matérias-primas. 👊
Além disso, é importante atualizar essa integração a cada compra, para alimentar os indicadores financeiros e permitir relatórios mais completos.
Caso não exista nenhum histórico de compras com o fornecedor antes do cadastro, lembre-se de começar esse registro após a primeira interação, seja uma cotação, orçamentos ou um pedido propriamente dito.
Para contatos antigos, utilizar um sistema de gestão integrado facilita a importação de dados, tornando o documento ainda mais completo.
Classifique os fornecedores em categorias
Para tornar seu cadastro de fornecedores ainda mais eficiente, vale a pena classificar os parceiros em categorias estratégias para a empresa, dependendo do que cada um oferece.
Embora não seja uma necessidade para fazer o registro funcionar, é um diferencial que tornará as pesquisas e administração de arquivos mais simples, rápida e eficiente.
É possível criar etiquetas digitais personalizadas conforme as atividades da sua empresa e o ramo do fornecedor. Dessa forma, quando necessário, a equipe saberá onde e como procurar pelo contato e outras informações.
3 dicas para ter um cadastro de fornecedores otimizado
Após montar seu cadastro de fornecedores, existem algumas dicas que podem otimizar esse processo e torná-lo mais estratégico no seu negócio. Confira abaixo:
1. Mantenha as informações sempre atualizadas
O objetivo do cadastro de fornecedores é facilitar a pesquisa de parceiros comerciais, otimizar os processos de cotação e orçamento, e aumentar a produtividade do negócio.
Para isso, é fundamental que as fichas tenham informações atualizadas sobre cada empresa, ou comprometerão o propósito de criar esses documentos. 📃
Assim, vale a pena conferir os dados periodicamente, verificando se ainda são verdadeiros ou quais as substituições para aquele empreendimento.
E não apenas contatos, mas também informações como o responsável pelas vendas e pelo retorno, os valores de cada produto e até mesmo quem é o dono da empresa. Dessa forma, o gestor estará sempre preparado e com as fichas mais recentes para analisar.
2. Desenvolva um bom relacionamento com o fornecedor
Ainda, é interessante desenvolver um bom relacionamento com os fornecedores, para obter benefícios e aproveitar as melhores oportunidades.
Construir uma relação positiva com os colaboradores externos é fundamental em qualquer etapa do negócio, especialmente para ter parceiros com quem contar e em quem confiar nos momentos de necessidade. 💪
No entanto, zelar por esse relacionamento também permite conferir promoções com exclusividade, aproveitar lançamentos e negociar orçamentos com maior confiança, além da cordialidade, que torna o trabalho mais proveitoso.
Uma dica, por exemplo, é anotar datas comemorativas importantes e fazer contato nessas ocasiões, demonstrando interesse e consideração pelo fornecedor. Desse modo, a relação será mais sólida para os momentos de demanda comercial.
3. Tenha uma plataforma integrada
Embora pareça simples, o cadastro de fornecedores traz uma série de possibilidades para o negócio, e vale a pena investir nesse processo.
Para isso, uma recomendação é ter uma plataforma integrada, como a solução do Zendar, que facilita esses procedimentos e o registro das informações mais importantes.
Com uma ferramenta que se comunica com o ecossistema da empresa, será mais simples atualizar os dados em tempo real, integrar as compras com o PDV da empresa e gerar históricos mais completos para a verificação. 🖥️
Apesar de ser possível desenvolver um cadastro de fornecedores mais simples, em planilhas ou mesmo com ferramentas manuais, optar por um sistema integrado é ideal para agilizar diversas funções e tornar o arquivo mais estratégico.
Vale a pena ter um cadastro de fornecedores?
O cadastro de fornecedores é um processo estratégico e vantajoso para a empresa, de modo que vale a pena investir nesses arquivos dos seus parceiros comerciais.
Essa é uma forma de organizar as informações de maneira assertiva, conforme as necessidades do negócio e a rotina do gestor, facilitando pesquisas, negociações e consultas.
Além disso, também gera vantagens para o seu empreendimento, uma vez que simplifica a elaboração de propostas e permite obter os melhores valores de cotação. 😎
Ainda, é um meio de controle interno, para o gestor saber quem são seus parceiros e como construir uma relação sólida com cada um deles.
Por esses motivos, vale a pena considerar o cadastro de fornecedores para o seu negócio, e, para começar, é fundamental definir alguns elementos, como os dados das fichas, e investir em uma plataforma apropriada para armazenar essas informações.
Tenha controle integral das suas informações com um sistema de gestão online. Conheça as soluções do Zendar para o seu negócio.
