A automação de processos é uma prática que se popularizou em diversos setores. Não apenas pela tecnologia que emprega, mas também pelos benefícios que oferece ao seu negócio. 😯
Essa modernização de rotinas permite que você deixe de fazer tarefas repetitivas e monótonas e possa concentrar seus recursos em atividades realmente complexas.
Enquanto isso, o sistema se responsabiliza pela execução e pelos resultados de operações simples, que podem ser automatizadas por meio de uma ferramenta especializada.
Além de aumentar a produtividade, essa alternativa também diminui as chances de erros e faz com que o seu negócio acompanhe as inovações do mercado.
No entanto, antes de começar a substituir rotinas, é importante entender quais as etapas necessárias para implementar a solução e os setores que podem ser impactados. 👍
Pensando nisso, preparamos um conteúdo especialmente sobre automação de processos, com tudo que você precisa saber para modernizar sua empresa com confiança e aproveitar as vantagens que a tecnologia oferece. Confira!
O que é automação de processos?
A automação de processos é uma prática que implementa a tecnologia para realizar tarefas mais simples e repetitivas, aumentando a eficiência e produtividade da equipe. 💻
Com o uso de ferramentas e recursos modernos, é possível programar determinadas funções e direcionar a mão de obra daquela posição. Além de aproveitar mais as habilidades humanas, também reduz os erros na tarefa e melhora a qualidade do trabalho.
A automação pode ser implementada em diferentes áreas, como financeiro, vendas e marketing. Inclusive, existem diversas soluções que integram esses departamentos, como do Zendar, permitindo a construção de uma rotina imediata mais fluída.
Ainda, é possível ter níveis distintos de automatização na sua empresa, dependendo da necessidade e do momento enfrentado, como funções que programam o envio de e-mails para os clientes, ou descontam produtos do estoque a cada compra.
Da mesma forma, soluções comerciais completas registram toda a operação e até mesmo emitem notas fiscais. 📝
A implementação varia segundo a demanda do empreendimento, mas toda automação de processos consiste na mesma base, utilizando uma tecnologia para reduzir o número de tarefas manuais substituíveis.
Para que serve a automação de processos?
O principal objetivo da automação de processos é utilizar tecnologias para melhorar a eficiência da produção e agilizar as rotinas internas da empresa. 👨💻
Isso acontece porque existe uma redução no número de tarefas manuais que o gestor e seus colaboradores precisam executar.
Mesmo atividades simples podem demandar tempo e esforço, enquanto uma simples ferramenta poderia substituir essa função e permitir que as habilidades humanas sejam voltadas para outras áreas.
Nesse caso, a intenção da automação é oferecer essa facilidade, minimizando as possibilidades de erros e tornando a execução mais rápida, mas sem comprometer a qualidade do serviço. Inclusive, o uso da tecnologia garante execuções mais consistentes e confiáveis.
Ainda, é uma forma do empreendedor se adaptar às demandas do mercado e dos consumidores, que mudam com rapidez e exigem que o negócio esteja capacitado para atender essas exigências.
Em outras palavras, se você deseja que a sua empresa acompanhe as novidades do segmento e atenda bem o público, uma das soluções é a automação de processos.
Quais os benefícios da automação de processos na sua loja?
Como a automação de processos serve para várias finalidades, é comum existirem dúvidas quanto aos benefícios que essa implementação proporciona às atividades da empresa. Nesse caso, confira algumas das vantagens de maior destaque:
Aumento da produtividade
O maior benefício da automação de processos é o aumento da produtividade na equipe, uma vez que ela deixará de realizar tarefas repetitivas, que, muitas vezes, demandam esforço e recursos. 🦾
Com a adoção de tecnologias adequadas, o gestor elimina esses obstáculos na produção, programando a ferramenta para cumprir com os objetivos mais simples.
Consequentemente, a equipe poderá dedicar sua atenção e habilidades para outras áreas e demandas que exigem maior atenção, cumprindo essas atividades mais rapidamente.
Na prática, a produtividade da empresa conseguirá atingir níveis superiores, além de resultados mais positivos em operações consideradas extensas. Enquanto isso, as outras tarefas não serão negligenciadas, por terem o amparo da tecnologia.
Sem essa preocupação, os colaboradores também poderão direcionar sua energia para setores mais importantes, como atendimento ao cliente, vendas e estratégias de marketing, sabendo que as demais rotinas estão sendo atendidas.
Padronização dos processos
Ainda, o uso da tecnologia para automação de processos no varejo também gera uma maior padronização nas operações internas e externas. Afinal, trata-se de uma ferramenta programada, que realiza sempre as mesmas funções, seguindo o mesmo algoritmo. ✏️
Mesmo que existam roteiros ou normas para determinada área, a execução humana pode levar a pequenas distinções que prejudicam o alinhamento da produção, como em preenchimentos de relatórios ou atualizações de estoque.
No entanto, com o uso de uma solução tecnológica, as tarefas mais simples, que conseguem ser executadas mecanicamente, se tornam padronizadas, seguindo a mesma estrutura.
Isso não apenas agiliza a execução dos comandos, como também contribui para a construção de uma marca mais sólida no mercado.
Vale reforçar que esse benefício impacta o negócio internamente, propondo maior organização no fluxo operacional e na emissão de documentos.
Redução de erros
Processos padronizados e maior atenção em atividades complexas resultam em menos erros cometidos pela equipe e pelas ferramentas programadas.
Como máquinas, as chances da plataforma realizar uma atividade com falhas é mínima, caso tenha o desenvolvimento adequado para atender às demandas. ❌
Enquanto isso, a mão de obra humana poderá direcionar suas habilidades com maior concentração para os procedimentos complexos, que exigem máximo esforço.
Em ambos os casos, existe uma diminuição nos erros, além de facilitar a identificação de gargalos em cada etapa da produção.
Maior controle das atividades
A automação de processos também fornece um maior controle das atividades para o gestor e sua equipe, uma vez que a ferramenta permite programações personalizadas conforme a demanda.
Cada plataforma deve atender as necessidades do negócio, e oferecer alternativas para o responsável desenvolver as funcionalidades como preferir.
No sistema de gestão do Zendar, por exemplo, você pode personalizar todos os módulos conforme as informações da sua empresa, obtendo máximo proveito de cada automatização e atividade. 🫡
Além disso, as execuções também retornam dados de monitoramento pelo próprio painel de controle, possibilitando aos gestores e líderes saberem o que está acontecendo em cada momento.
Se, eventualmente, a máquina cometer algum erro, será possível identificá-lo com rapidez, pois todas as tarefas são gerenciadas pela mesma ferramenta.
Escalabilidade
A automação de processos é um dos pilares para qualquer empresa que deseja ter maior escalabilidade na sua operação.
Isso porque essas ferramentas permitem o crescimento das atividades sem um aumento nos gastos, especialmente soluções flexíveis pensadas para acompanhar uma expansão das tarefas, como a alternativa que o Zendar oferece. 📈
Mesmo que o empreendimento comece a receber mais pedidos e atender mais clientes, o recurso continuará disponível para ser reprogramado e realizar as tarefas de maneira eficiente.
Desse modo, o negócio conseguirá se programar para ter uma escalabilidade saudável, aumentando o faturamento e contando com a praticidade da automação de processos.
Quais processos podem ser automatizados no varejo?
O aumento nas inovações tecnológicas e as novas propostas digitais permitiram que várias áreas passassem a aproveitar os benefícios da automação de processos. No entanto, para o segmento de varejo, alguns departamentos ganham destaque no uso dessas ferramentas.
Confira quais as operações que podem ser simplificadas por meio de ferramentas especializadas:
Gestão financeira
A gestão financeira se tornou uma das principais áreas a automatizar suas operações, especialmente em termos de integração e conexão com outros departamentos.
Isso porque os recursos contábeis de uma empresa são o pilar para desenvolver sua produção e atividades, além de permitir o crescimento e investimento em novos planos. 💰
Por esse motivo, os gestores começaram a identificar uma necessidade de agilizar algumas tarefas repetitivas que diminuíam o fluxo operacional. Assim, surge a automação de processos financeiros, que otimiza o trabalho e permite o desenvolvimento dos demais setores.
Os principais exemplos incluem, por exemplo, o preenchimento automático de planilhas com entradas e saídas de dinheiro e o monitoramento do fluxo de caixa, que deixaram de ser manuais.
Além disso, soluções mais modernas, como o sistema integrado do Zendar, também possuem funcionalidades que alinham a gestão financeira com outros setores. Por exemplo, quando ocorre uma reposição de estoque, a plataforma atualiza automaticamente esses números para o responsável contábil.
Essa comunicação diminui a necessidade de informar manualmente cada progresso, reduzindo os erros em cada etapa.
Gestão de estoque
No varejo, vale mencionar também a automação de processos no setor de estoque, um dos mais importantes para a empresa.
Embora esse departamento trabalhe com produtos e locais de armazenamento físico, é possível adotar soluções que facilitem as rotinas por meio de funcionalidades modernas.
Um software de gestão online, por exemplo, possibilita o cadastro de mercadorias e atualização automática na quantidade de produtos. 📦
Ou, ainda, quando ocorre a retirada de um item, o sistema consegue enviar essa informação para o painel de estoque, informando sobre a movimentação e permitindo que o gestor tenha maior controle sobre cada avanço.
Até mesmo pequenas rotinas podem se beneficiar com a automação, como a criação de códigos de barras ou códigos SKU para simplificar a organização dos produtos.
Em vez da equipe gerar cada sequência manualmente, com o risco de erros no cadastro, o sistema se responsabiliza por essa tarefa, tornando-a mais rápida e eficiente.
Vendas
A interação com o cliente também pode aproveitar os benefícios da automação de processos, como nas operações de venda. 🤝
Atualmente, existem diversas soluções que integram a movimentação de negociação com os demais setores. É o caso do sistema Ponto de Venda (PDV), disponível na plataforma do Zendar.
Com essa ferramenta, todas as etapas de compra se tornam digitais e mais ágeis para o cliente. O dispositivo permite ler o código do produto, identificando-o no estoque e atualizando sua saída. Enquanto isso, autoriza diferentes formas de pagamento para o consumidor escolher.
Após a confirmação, o valor é enviado para o setor financeiro, enquanto emite a nota fiscal do comprador e finaliza a operação registrando-a no fluxo de caixa.
Todas essas rotinas eram realizadas manualmente no passado, desde o recebimento do pagamento até a inclusão da movimentação em um livro contábil.
Contudo, a automação de processos também permitiu que as vendas se atualizassem, propondo um sistema integrado que simplifica uma série de interações.
Além de agilizar o procedimento para o cliente, é uma maneira de reduzir o número de erros e ter um controle em tempo real sobre as negociações de saída.
Emissão de documentos
A automação de processos no varejo também se tornou fundamental na área de emissão de documentos, especialmente fiscais. 📃
Isso porque o governo passou a utilizar diferentes soluções digitais, pensando na praticidade para pequenos e grandes empreendedores.
Sistemas de nota fiscal eletrônica, envio de comprovantes e o cálculo de tributação se tornaram rotinas automáticas para os órgãos de fiscalização.
Enquanto isso, também gerou uma nova necessidade para as empresas, a de integrar seus sistemas com essas funcionalidades. Afinal, a emissão precisa ser virtual em todas as etapas do processo.
E para garantir uma conexão estável e evitar erros no preenchimento de documentos importantes, vale a pena adotar a automação de processos nesse departamento.
Uma solução integrada, como do Zendar, consegue fornecer comunicação direta com todas as plataformas que o gestor precisa para comprovar suas atividades de maneira legal, além de arcar com os deveres tarifários e jurídicos.
Além disso, é uma forma de diminuir o trabalho dos vendedores, emitindo as notas fiscais automaticamente e se conectado com outras funções para disponibilizar a cópia do consumidor.
Assim, as negociações acontecem segundo as normas, e não exige a interferência humana para gerar códigos, sequências ou enviar os arquivos para o sistema.
Desenvolvimento de relatórios e dashboards
Ainda, os relatórios e painéis de controle são parte fundamental da gestão de uma empresa, uma vez que permitem aos líderes entenderem a posição que ocupa e quais os próximos passos para crescer. 📋
Sem a análise de indicadores financeiros e métricas de crescimento, não é possível ter uma visão concreta sobre o verdadeiro potencial do negócio.
No entanto, essa comparação e avaliação não precisam mais serem manuais, por existirem soluções que também desenvolvem relatórios e dashboards personalizadas.
Assim, você consegue visualizar todas as informações importantes no momento em que acessa a ferramenta, sem precisar preencher planilhas manualmente ou desenvolver gráficos com os índices de seu interesse.
Inclusive, essa alternativa não apenas agiliza a rotina como também a torna mais eficiente, com insights que podem passar despercebidos durante uma observação simples, por exemplo.
Na prática, as principais fases de produção de um negócio conseguem se beneficiar da automação de processos, e integrar seus dados para promover uma experiência completa de administração.
Como começar uma automação de processos eficiente?
Após conhecer os benefícios que uma automação de processos consegue promover na empresa, vale a pena conferir algumas dicas para implementar essa inovação no seu negócio.
Cada empreendimento possui suas próprias demandas, e é importante que o sistema integrado considera atendê-las individualmente.
No entanto, existem algumas recomendações que facilitam a adoção dessas rotinas sem prejudicar a produtividade ou as obrigações da equipe. Entenda como começar:
1. Analise a rotina da empresa
A automação de processos é uma mudança que impacta todo o fluxo operacional da empresa, e, por isso, é importante que o gestor entenda quais são suas rotinas e como elas funcionam.
Pode parecer simples, mas um empreendimento possui diversas etapas e especificações que tornam suas atividades possíveis e eficientes. 😉
Por isso, comece analisando essas funções, como elas se relacionam e quais os principais processos realizados no dia a dia.
Vale ter essa percepção para as práticas internas e externas, envolvendo os clientes, fornecedores e a interação com outras empresas, por exemplo.
Quanto mais conhecimento o gestor tiver de suas rotinas, mais simples será a adaptação para uma automação de tarefas, evitando comprometer a produtividade ou interferir em uma operação que já é otimizada.
2. Trace um planejamento
Com base nessa análise detalhada da empresa, o próximo passo para o gestor é traçar um planejamento de transição.
Essa estrutura irá definir quais os processos podem ser automatizados e as atividades que irão compor a nova solução. ✍️
Não é necessário programar ou definir nenhum tipo de algoritmo nesse momento, uma vez que as ferramentas de automação oferecem recursos para tornar a adaptação mais simples. No entanto, o gestor deve ter em mente quais etapas deixarão de ser manuais.
Além disso, vale investir em um cronograma, para não realizar uma mudança brusca que prejudique a equipe ou as vendas.
Conforme a complexidade das rotinas e o número de tarefas, esse planejamento pode ser mais, ou menos, extenso. Não existe uma regra definida, e cada empresa deve seguir seu próprio ritmo.
3. Invista em um sistema automatizado
Após ter as primeiras etapas definidas e construir um planejamento que faça sentido para o seu negócio, o próximo passo é investir em um sistema automatizado.
A escolha da plataforma será fundamental para atingir seus objetivos de modernização, além de permitir a correta integração com os demais setores. 🖥️
É importante que a ferramenta consiga se comunicar com cada departamento e atenda às demandas. Caso contrário, ela não será efetivamente aproveitada no contexto da empresa.
Por isso, escolha uma solução que combine com suas atividades e objetivos. A proposta do Zendar, por exemplo, permite que você acompanhe cada atividade em tempo real, tendo controle sobre as automações e programando suas rotinas conforme a preferência.
Além disso, vale analisar quais as funcionalidades disponíveis, escolhendo um recurso que também seja vantajoso e acompanhe diferenciais para expandir suas atividades.
4. Monitore e continue fazendo ajustes
Uma solução prática e moderna, como do Zendar, acompanha uma instalação rápida, e em poucos dias a sua empresa estará totalmente integrada com a automação de processos.
No entanto, isso não significa que o processo está encerrado, uma vez que é fundamental realizar o monitoramento periódico das atividades.
A programação garante que as funções sejam cumpridas pelo sistema, mas ele também demanda ajustes para continuar sendo produtivo. 🧐
Além disso, se o negócio crescer e mudar seu propósito, a ferramenta deve acompanhar esse alinhamento, e, para isso, depende de um gerenciamento atento.
Por esse motivo, lembre-se de acompanhar os resultados da automação e conferir se ainda faz sentido ter aquelas execuções no dia a dia.
Se necessário, ajuste as definições ou proponha novas facilidades que combinem com o momento que o negócio está vivendo.
Dessa forma, será possível garantir que a solução continue atendendo ao seu perfil, retornando os melhores resultados e auxiliando no seu crescimento.
Como escolher o melhor sistema para automatizar processos na sua loja?
Se você deseja aderir à automação de processos, precisa escolher um sistema de gestão completo, que atenda às suas demandas e planejamentos.
Cada plataforma possui suas próprias especificidades, e pode ser voltada para um determinado setor. Mesmo que ela apresenta as principais modernidades em termos tecnológicos, se não combinar com o seu perfil, não será totalmente eficiente. 🤔
Por isso, procure uma plataforma com funções alinhadas e completas, atendendo aos principais setores e rotinas do varejo.
Além disso, foque em opções que permitam gerenciar as atividades em tempo real, com flexibilidade e autonomia para você programar cada painel como preferir, como a ferramenta Zendar.
Dessa forma, a transição será confortável, sem comprometer a produtividade da empresa e agregando mais valor para a sua rotina. 😎
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