Se você está se tornando um empreendedor e sonha em ter um negócio de sucesso, provavelmente vai ouvir falar bastante sobre o sistema ERP ao longo da sua jornada.
Afinal, esta é uma das principais ferramentas para quem quer gerenciar as atividades de um jeito prático, mas profissional. 😉
Além disso, para acompanhar as tendências do mercado e não ficar para trás em relação aos concorrentes, é essencial ter recursos que automatizam e digitalizam o seu processo de gestão.
Com as novas tecnologias, especialmente desenvolvidas para o setor empresarial, realizar controles manuais e deixar de integrar os seus departamentos com uma plataforma moderna pode impedir o crescimento do seu negócio.
Por esse motivo, vale a pena conhecer mais sobre o sistema ERP, uma das plataformas mais populares entre empreendedores que querem otimizar os seus resultados.
Continue acompanhando para entender como essa ferramenta funciona, quais os benefícios que ela pode trazer e saiba o que avaliar para ter certeza que está contratando um serviço confiável.
O que é um sistema ERP?
O sistema ERP é uma plataforma de gestão que automatiza e integra os processos de uma empresa. A sigla em inglês significa Enterprise Resource Planning, e pode ser traduzida como Planejamento dos Recursos da Empresa. Mas no contexto corporativo e comercial, estamos falando sobre um Sistema de Gestão Empresarial.
É essa plataforma que sincroniza todas as atividades do negócio, de modo que seja mais simples de monitorar o fluxo operacional e ter mais produtividade.
Além disso, um sistema de gestão ERP também pode trazer mais segurança para o dia a dia da empresa, e reduzir custos com ferramentas de controle de estoque.
O objetivo principal é facilitar os procedimentos internos, automatizando tarefas manuais e transformando a rotina de produção, de modo que ela fique mais simples.
Para isso, existem diversas modalidades e tipos de serviço diferentes, criados para atender as mais variadas empresas e suas demandas. No entanto, todas as plataformas devem ter alguns recursos básicos, que permitem facilitar as atividades da empresa de uma forma eficiente.
Por isso, é comum encontrar no sistema ERP os módulos de serviço para cada setor, além de funcionalidades como organização de documentos e geração de relatórios.
Qual a importância do sistema ERP para pequenos negócios?
O sistema ERP é importante para ajudar no crescimento dos pequenos negócios, organizando suas operações desde o começo e trazendo um diferencial competitivo para se destacar no mercado.
Alguns gestores podem pensar que esse tipo de ferramenta só pode ser usada em grandes corporações. Mas ter uma plataforma de controle é fundamental para qualquer empresa, especialmente aquelas que ainda estão crescendo. 😎
Com o uso de um sistema ERP, o fluxo de trabalho se torna mais produtivo, agilizando a entrega de resultados e, consequentemente, aumentando a satisfação do cliente.
Além disso, pequenos negócios nem sempre têm muitos funcionários ou departamentos estruturados, mas as atividades de segmentos diferentes precisam ser integradas, e isso é feito por meio dessa ferramenta.
Nesse caso, usar um sistema individual para cada setor dificulta a troca de dados, o que pode atrasar as etapas de produção que dependem uma das outras. Por outro lado, investir em uma ferramenta de gestão pode otimizar todas as áreas da empresa.
E mesmo que um único colaborador seja responsável por mais de uma atividade, ele poderá se organizar melhor com essa ferramenta.
Ainda, para que um pequeno negócio cresça e seja bem-sucedido, o gestor deve tomar decisões estratégicas. Com o sistema ERP, ele não apenas poderá avaliar a situação da empresa mais rapidamente, como também terá uma base sólida para trabalhar.
Como funciona um sistema ERP?
Existem vários tipos de sistema ERP no mercado atualmente, mas algumas características são comuns na maior parte das ferramentas.
Normalmente, trata-se de um software dividido em módulos onde cada um deles possui uma funcionalidade diferente para atender a uma parte da empresa. No entanto, são todos integrados na mesma plataforma.
Desse modo, é possível compartilhar as informações entre os departamentos de forma mais eficiente. Além disso, existem modalidades que precisam ser instaladas nos equipamentos da companhia, enquanto outras já disponibilizam suas funções pela internet.
E mesmo que seja uma ferramenta de integração, é importante destacar que a maioria dos colaboradores possui acesso apenas ao seu módulo, e recebe os dados relativos às suas tarefas.
Por exemplo, um sistema ERP para vendas possui uma seção para o vendedor dar baixa do estoque, e outra para o financeiro calcular os valores recebidos.
Nesse caso, ambas as operações estão conectadas, mas os funcionários não precisam, necessariamente, ter um login no outro módulo para receber as informações. Isso permite que a empresa opere de forma conectada, porém segura e organizada. 😁
Quais as principais funcionalidades do sistema ERP?
Seja para pequenas ou grandes empresas, é comum que o sistema ERP apresente algumas funcionalidades principais para qualquer negócio.
Nesse caso, vale a pena conhecer quais são esses módulos, e como eles funcionam. Veja mais detalhes:
Faturamento
O módulo de Faturamento é essencial em qualquer empreendimento. Afinal, ele é responsável pelo dinheiro que a empresa recebe por meio do seu trabalho.
Por isso, o sistema de ERP precisa ter uma funcionalidade específica para administrar esses recursos, contabilizando pagamentos e monitorando as vendas.
As operações ficam sincronizadas junto ao sistema, registrando as entradas e saídas de caixa, além de notificar os setores responsáveis.
No futuro, as informações desse módulo serão usadas por outros setores para realizar análises e relatórios que ajudam na tomada de decisão do gestor.
Além disso, a elaboração de documentos contábeis importantes dependem dos arquivos de faturamento, e ter um módulo voltado especialmente para esse registro é fundamental.
Financeiro
Enquanto isso, o sistema ERP também apresenta uma seção para o Financeiro, outro pilar da empresa.
Todas as atividades precisam de dinheiro para funcionar. A produção só acontece com a compra de matéria-prima, e os colaboradores só trabalham se receberem seu pagamento. 🤑
Nesse caso, pode ser difícil administrar todas essas funções manualmente ou sem organização, e é esse problema que o módulo de finanças soluciona.
Com ele, a empresa pode controlar todas as necessidades e direcionamentos de recursos para cada departamento, além de manter os dados estruturados de forma que seja mais fácil analisá-los depois.
E uma vez que esse departamento possui diversas rotinas diferentes, é importante que os sistemas de gestão contem com uma seção exclusiva para ajudar nas funções diárias.
Estoque
O sistema ERP também apresenta o módulo de Estoque, fundamental para qualquer negócio que quer ser mais organizado.
Essa função permite que os gestores e colaboradores tenham um controle mais eficiente do seu armazenamento de produtos.
Por exemplo, com a ferramenta de gestão, é possível cadastrar todos os itens e separá-los por categoria, facilitando as verificações e contagens.
Depois de uma venda, o sistema integrado com esse módulo insere a informação automaticamente, descontando o produto que saiu.
Assim, em vez do funcionário precisar registrar cada movimentação manualmente, arriscando cometer erros, o sistema conversa diretamente com o estoque.
Posteriormente, esse módulo também é usado para tomadas de decisões estratégicas e econômicas, vendo quais as mercadorias em falta e precisam ser compradas com urgência, evitando desperdícios.
Vendas
Todo empreendimento precisa de um sistema de gestão de vendas, e o ERP pode fazer isso no seu negócio.
Esse módulo traz todas as funcionalidades necessárias para realizar transações como:
- integração com o estoque;
- leitor de código de barras;
- conexão com as máquinas de pagamento;
- atualização do fluxo de caixa.
Além disso, é fundamental controlar essa atividade, já que ela interfere em todos os setores da empresa. Sem uma plataforma integrada, pode ser difícil monitorar cada venda. 😮💨
Por outro lado, com um sistema ERP, elas ficam diretamente conectadas com o estoque e com o financeiro, economizando tempo na hora de realizar as conferências e atualizações.
Cadastro de fornecedores e clientes
O módulo de Cadastro de fornecedores e clientes também é importante para as empresas, pois ajuda a conhecer melhor as pessoas com as quais ela se relaciona.
Inicialmente, são os colaboradores e parceiros que fornecem os materiais necessários para a produção.
Por isso, é essencial tê-los cadastrados de forma organizada, para saber qual empresa atende ao setor e ter informações preciosas, como o fornecedor com o melhor custo-benefício.
Enquanto isso, ter o cadastro de clientes ajuda a desenvolver ações estratégicas de vendas.
Afinal, você terá um parâmetro para conhecer seu público, os seus hábitos e como eles se comportam. Dados como esses ajudam na hora de montar promoções assertivas para aumentar as vendas e fidelizar clientes.
Além disso, se você trabalha com formas de pagamento diferenciados, como crediário, esse módulo é ainda mais importante para o seu controle.
Para negócios que desejam trabalhar no crescimento, essa organização é fundamental, assim como sugere o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). 😉
Integração com e-commerce
Se o seu negócio também é uma loja virtual, então ter um sistema ERP com módulo de integração com e-commerce é indispensável.
Nesta ferramenta é possível não apenas controlar todas as suas atividades virtuais, como também conecta a empresa às principais plataformas de comércio eletrônico e marketplace.
E criar e administrar contas individuais em cada site é uma tarefa repetitiva, complicada e custosa, além da dificuldade de integrar vendas acontecendo em portais diferentes.
Logo, com um recurso de gestão, a sua loja poderá concentrar todas as movimentações em um único painel de controle, que reúne todos os dados dos principais e-commerce onde você vende.
E além do sistema ERP organizar essas operações em um mesmo lugar, ele também conversa com outros setores, como o estoque, atualizando cada movimentação em todas as contas, para evitar problemas futuros.
Setor fiscal
Ainda, é importante que essa ferramenta apresente um módulo Fiscal, responsável por atuar na conferência das notas e repasses para os órgãos responsáveis.
Emitir a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e realizar a transferência dos dados para a Secretaria da Fazenda é obrigação de toda empresa, grande ou pequena.
Deixar de realizar essas atividades pode trazer sérias consequências jurídicas, desde multas, até a suspensão da autorização de vendas.
Por esse motivo, é essencial enviar a nota fiscal de todos os produtos comercializados, para evitar problemas com a Receita Federal, e ter um módulo voltado para isso pode ajudar.
Além disso, também é um diferencial da empresa para o mercado, pois passa mais credibilidade para os clientes. 🙂
Diferenças entre um sistema ERP e um ERP Cloud
Um sistema ERP convencional funciona em servidor local e precisa de instalação, enquanto o ERP Cloud atua diretamente pela internet.
No começo, os programas de gestão mais comuns eram aqueles instalados nas máquinas dos colaboradores, e precisavam de um servidor na empresa.
Dessa forma, ele conectava os setores, mas apenas nos computadores que estavam ligados à mesma rede local.
Além disso, era preciso contar com um data center local, ocupando espaço físico na empresa para que fosse possível instalar a plataforma do jeito certo.
No entanto, com o surgimento de novas tecnologias de rede, foi possível desenvolver um sistema ERP Cloud, que opera na Nuvem.
Isso significa que ele funciona pela internet, e não precisa de instalação nos computadores para compartilhar dados.
Todos os módulos ficam armazenados em um servidor externo, e basta ter conexão com a rede para acessar em qualquer dispositivo.
Dessa forma, é possível economizar recursos de espaço e tempo para administrar todas as plataformas na rede local.
Ainda, o sistema ERP Cloud também permite acessar os dados de celulares e tablets, por exemplo, algo que não é possível com a plataforma convencional.
Benefícios do sistema ERP
Mesmo após conhecer mais sobre o sistema ERP, muitos gestores podem ficar em dúvida sobre implementá-lo no seu negócio. 🤔
Nesse caso, vale a pena conhecer alguns dos principais benefícios que acompanham esse recurso.
Veja mais detalhes sobre os pontos positivos que mais se destacam:
Automação de processos
A automação de processos dentro de uma empresa permite transformar tarefas manuais, repetitivas e complicadas, em atividades automáticas efetuadas pelo sistema.
Dessa forma, é possível ter uma série de vantagens, uma vez que o colaborador que era responsável, podendo se dedicar para rotinas mais complexas e produtivas.
Com isso, o fluxo de operação se torna mais ágil, entregando os resultados mais rapidamente, o que melhora a experiência do cliente.
Além disso, automatizar os processos da sua empresa também reduz as margens de falha, uma vez que o sistema é digital e não comete erros humanos, permitindo economizar com eventuais despesas para corrigir essas operações.
Unificação da empresa
Diversos departamentos de uma empresa precisam se comunicar se quiserem ter uma rotina verdadeiramente conectada e eficiente.
Por exemplo, é o caso dos setores comercial, financeiro e de estoque, que se relacionam sempre que uma venda é feita.
Nesse caso, eles precisam saber qual a situação um do outro, e utilizar os dados fornecidos para atualizar suas próprias atividades. Essa unificação da empresa se torna possível com um sistema ERP qualificado, que possibilita a integração entre os principais módulos de atuação.
Além disso, uma plataforma digital também facilita a comunicação entre as equipes por meio da tecnologia, permitindo que elas se ajudem durante o trabalho. 🤝
Redução de custos
Um dos principais benefícios do sistema ERP é a redução de custos que ele traz para a empresa.
Em um primeiro momento, ela pode economizar com as manutenções que os sistemas individuais exigiam, como assinaturas de programas e técnicos de Tecnologia da Informação (TI) que precisavam monitorar as atualizações.
Com uma plataforma integrada, não é mais necessário ter esse tipo de gasto no dia a dia.
Enquanto isso, esse sistema possibilita automatizar uma série de tarefas, diminuindo os custos com mão de obra e podendo realocar os colaboradores para atividades mais complexas.
Ainda, o uso de uma ferramenta moderna também reduz as possibilidades de erros durante a produção. Essas falhas podem custar dinheiro para a empresa, e preveni-las é uma maneira de economizar.
Além disso, vale a pena destacar que ter uma produção com menos pessoas e padronizada facilita o controle financeiro, distribuindo melhor os investimentos para cortar gastos necessários e potencializar o crescimento do negócio.
Evita erros
Ter um sistema ERP também ajuda a empresa a evitar erros durante a execução das suas tarefas, e não apenas com a automatização.
Diversos setores trabalham com grandes quantidades de dados, como o departamento financeiro. Além do volume, as informações são essenciais para as rotinas, e um erro pode comprometer vários relatórios.
Nesse caso, contar com uma plataforma moderna e eficiente ajuda a administrar esses dados para evitar erros no dia a dia. 🤨
Ainda, as atualizações automáticas, feitas por meio da conexão entre os departamentos, também evitam falhas pela falta de conhecimento por parte dos colaboradores. Assim, ter um sistema ERP ajuda a evitar esses desvios e garantir uma operação mais sólida.
Tomada de decisão assertiva
Uma plataforma de gestão é fundamental para proporcionar tomadas de decisões mais assertivas por parte dos gestores.
Isso ocorre porque ele poderá conferir relatórios mais completos e dashboards atualizadas para pautar as suas análises.
Todos os dados coletados pelo sistema geram documentos que auxiliam na comparação de métricas e no entendimento da situação da empresa.
Ainda, muitas ferramentas podem, inclusive, gerar retornos visuais, como gráficos, tornando a experiência e o entendimento das informações em algo mais simples de se interpretar.
Com isso, os administradores poderão tomar as melhores decisões para impulsionar o crescimento do negócio do jeito certo.
Como escolher um bom sistema ERP?
Para escolher um bom sistema ERP, é essencial considerar uma série de fatores sobre o equipamento e como ele funciona.
Após conhecer mais sobre essa ferramenta, muitos gestores podem se interessar por implementá-la no dia a dia, mas a variedade de opções no mercado pode confundir os administradores, especialmente de pequenos negócios. 🧐
Por isso, separamos alguns requisitos que devem ser considerados antes de decidir, para encontrar o sistema ideal para você. Veja mais sobre cada ponto:
Verifique a complexidade de implementação
Um sistema ERP precisa facilitar o dia a dia das suas rotinas operacionais. Por isso, ele não deve ser complexo de implementar, ou trará mais problemas do que soluções. Assim, é fundamental verificar o que é necessário para fazer a ferramenta funcionar na sua empresa.
Verifique se existem programas adicionais e requisitos de máquina, e qual o nível de dificuldade de manutenção, se precisa chamar um técnico ou se o gestor pode concluir esse processo sozinho.
Claro, alguns sistemas mais aprimorados podem exigir mais conhecimento e etapas para concluir a instalação.
No entanto, não deve ser extremamente complexo ou trabalhoso, especialmente um ERP para pequenos negócios. 🤓
Escolha uma empresa com suporte especializado
Assim como existem diversas modalidades de sistema ERP, o mesmo acontece com as empresas que disponibilizam esse tipo de ferramenta.
Alguns desenvolvedores apenas fornecem a plataforma, enquanto outros podem trabalhar com suporte especializado.
Nesse caso, para tirar as dúvidas do pequeno empreendedor quando for necessário, é essencial optar por uma companhia que ofereça esse tipo de atendimento.
Por se tratar de uma ferramenta nova e modifica as rotinas de atividade do negócio, é comum que existam dificuldades e surjam questionamentos ao longo da adaptação.
No entanto, contar com um suporte adequado torna esse processo de transição mais simples, e é um grande diferencial na hora de escolher um bom sistema.
Usabilidade da plataforma
Outro fator que deve ser considerado é a usabilidade da plataforma. Ou seja, se ela é fácil de mexer. 🤗
O objetivo de um sistema ERP é simplificar as rotinas da empresa, e tornar as atividades mais organizadas.
No entanto, isso será mais difícil se o gestor e os colaboradores não conseguirem aproveitar o sistema e tudo que ele oferece do jeito certo.
Assim, procure solicitar testes e demonstrações do sistema antes de escolher uma opção, para verificar se a ferramenta é intuitiva ou muito complexa.
Como saber se um sistema ERP é confiável?
Finalmente, antes de escolher um sistema ERP e avaliar os requisitos que influenciam na sua usabilidade, outro fator importante é verificar se a ferramenta é confiável.
Afinal, ela será responsável por manipular e armazenar grandes volumes de informações confidenciais sobre a empresa, suas vendas e seus clientes.
Dessa forma, é importante ser capaz de confirmar o nível de segurança que a plataforma oferece, e quais os critérios que influenciam nessa decisão. Por isso, veja como saber se o serviço é confiável e se vale a pena seguir com a contratação:
Armazenamento de informações em nuvem
O sistema ERP pode trazer uma alternativa que trabalha com atividades na Nuvem, como o armazenamento das informações por meio de servidores externos.
Em relação ao formato convencional, utilizar o ERP Cloud pode ser uma opção mais confiável, uma vez que essa tecnologia usa certificados de criptografia e barreiras de segurança para evitar ações criminosas.
Assim, a empresa pode ter mais proteção ao contar com um sistema em Nuvem, em comparação a armazenar as informações em sistemas locais com baixa segurança.
Nesse caso, vale a pena verificar se a ferramenta trabalha com essa opção, e quais as possibilidades que ela oferece. 💻
Por outro lado, é importante confirmar, também, como a plataforma funciona para guardar os dados na rede externa.
É fundamental que existam alguns protocolos e certificados que assegurem a proteção dos arquivos, mesmo na internet.
Assim, o recomendável é consultar se o sistema conta com armazenamento de informações Cloud e quais as tecnologias que acompanham a ferramenta.
Essa é uma facilidade para a empresa e um diferencial interessante na hora de escolher uma plataforma de gestão, desde que as atividades possam ser efetuadas com sigilo e segurança.
Ele possui mobilidade de uso em qualquer lugar
Ainda, outro fator importante para decidir se um sistema ERP é confiável ou não é a sua mobilidade. Um dos motivos que leva a empresa a implementar essa tecnologia é flexibilizar sua operação, deixando de usar um sistema local e fixo nas máquinas.
Dessa forma, se a alternativa seguir as mesmas características, ela não será muito interessante para o crescimento do negócio.
Por isso, lembre-se de confirmar se a ferramenta tem mobilidade e quais os locais que ela pode ser usada além dos computadores, como dispositivos móveis.
Se existir essa possibilidade, é provável que o sistema trabalhe na Nuvem, e, como mencionamos, essa é uma alternativa que traz mais barreiras de proteção.
Sendo assim, é uma forma de verificar se a plataforma é realmente segura e pode atender às necessidades da sua empresa.
Conta com criptografia e tecnologia de ponta
Atualmente, transmitir dados e se comunicar utilizando a rede é uma atividade que exige alguns níveis a mais de segurança, como a criptografia de dados.
Essa tecnologia avançada permite que os arquivos e documentos sejam codificados, evitando o vazamento de informações importantes ou acesso de pessoas não-autorizadas.
Por esse motivo, vale a pena verificar se o sistema ERP que você está considerando trabalha com criptografia de ponta em sua programação.
Esse recurso deve estar presente não apenas no armazenamento externo, pela Nuvem, mas também na base do sistema. 📲
Afinal, ele precisa se comunicar com todos os setores da empresa, mas sem abdicar da segurança dos dados que estão sendo enviados.
Ter uma criptografia aprimorada nessa atividade é uma forma de garantir que a ferramenta é segura e confiável, além de ser essencial contar com essa barreira adicional na hora de transmitir informações entre servidores.
O sistema possui todos os principais recursos de um bom sistema ERP?
Finalmente, para você avaliar se o sistema ERP é confiável, um ponto fundamental é se ele apresenta todos os recursos de uma boa ferramenta.
Nem todas as plataformas são iguais, e existem várias alternativas que buscam atender diferentes tipos de negócio.
Entretanto, todas elas precisam apresentar alguns serviços essenciais, para ser uma opção eficiente e atrativa para a empresa. 🙃
Dessa forma, mesmo o sistema mais simples precisa ter os módulos mais importantes, contar com uma boa interface e ser intuitivo.
Caso algum desses recursos esteja faltando, pode ser um sinal de que a ferramenta não será tão eficiente para atender ao que o seu empreendimento precisa.
Além disso, o objetivo do sistema ERP é facilitar as rotinas da empresa, e se não tiver todos os elementos necessários para isso, então ele não conseguirá cumprir a sua principal finalidade.
Por isso, fique atento para o que a plataforma oferece, e se ela tem as funcionalidades mais importantes para começar a usar o serviço quanto antes.
Conheça o ERP da Zendar
Agora que você já conhece a importância de ter um sistema ERP no seu negócio e sabe como avaliar a melhor opção, chegou a hora de conhecer a solução da Zendar.
Somos um sistema em Nuvem para micro e pequenas empresas, com módulos pensados para ajudar no crescimento do seu empreendimento. 😄
Nosso serviço é ideal para realizar o lançamento de vendas, controlar o estoque e ter uma gestão financeira completa e eficiente. Além disso, também ajudamos o seu setor fiscal, evitando problemas com a Receita.
O ERP da Zendar foi desenvolvido para descomplicar a administração do seu negócio, atendendo diversos segmentos do varejo com suporte especializado via chat e telefone.
Também possuímos os melhores planos para cada negócio, de acordo com o que você precisa e com o tamanho das suas metas.
Por isso, venha aumentar a sua produtividade e organizar a sua operação com a Zendar. Conheça nossa solução e solicite uma demonstração gratuita para transformar a sua empresa e crescer eficientemente!
