Ter um controle de estoque eficiente, pode ajudar diretamente na estratégia de sua empresa. Inclusive, essa é uma das ferramentas que tende a colaborar para o desenvolvimento do negócio, de modo a garantir que as ações tragam resultados positivos para a gestão.
Alguns empreendedores ainda não conhecem a importância que um sistema de controle de estoque tem em uma empresa, nem os benefícios que ele pode oferecer.📋
Por isso, vale a pena entender melhor como funciona esse processo e quais as melhores formas de colocá-lo em prática.
Assim, você terá a oportunidade de otimizar o seu trabalho cotidiano e, consequentemente, conquistar resultados muito significativos. Confira!
O que é um controle de estoque?
O controle de estoque é uma série de procedimentos que visam manter a organização de todo o sistema de estocagem de uma empresa. Esse sistema é composto pelo armazenamento, e também por todos os outros processos que estão diretamente ligados aos itens estocados.
Acompanhamento de vendas, metodologias de entrada e saída, e, até mesmo, a logística de uma determinada empresa podem ser positivamente afetadas quando há uma gestão de estoque eficiente.
Esse sistema de controle, basicamente, é uma atividade interna do negócio. Porém, seus resultados afetam não apenas as áreas internas da empresa, como também refletem em vantagens estratégicas externas.
O aumento dos pedidos, maior índice de satisfação dos clientes, redução de desperdícios e maior dinâmica na organização de armazém são exemplos de como um controle de estoque pode favorecer um empreendimento.📈
E para auxiliar nessa gestão, é possível contar com sistemas automatizados, que servem para integrar o estoque com outros departamentos.
Qual a importância do controle de estoque?
Considerando a funcionalidade do controle de estoque, tê-lo implementado na empresa tem uma enorme importância na manutenção da saúde financeira do empreendimento.
Isso porque, esse gerenciamento pode ajudar o gestor a ter uma noção maior sobre o giro das mercadorias que estão estocadas, favorecendo para:
- Reduzir a compra de itens que não possuem uma boa saída;
- Atender com mais exatidão aos interesses do público da empresa.
Escolher corretamente quais são as peças que farão parte do seu estoque, tem influência direta no capital de giro da empresa.🔄
Afinal, quanto mais itens ficarem parados, sem rotatividade ou interesse dos clientes, maior será o prejuízo que o empresário terá que arcar.
Ao mesmo tempo, a escolha das peças certas pode aumentar o número de pedidos e, consequentemente, melhorar o fluxo de dinheiro.
Por isso, o controle de estoque tem uma importância enorme no que diz respeito às finanças da empresa, sendo um dos pilares de uma boa gestão.
Principais tipos de controle de estoque
O controle de estoque é um procedimento que visa, principalmente, ter total noção sobre os itens que estão armazenados.
Sempre que ele é implementado, os esforços são voltados para criar e manter uma listagem com esse patrimônio. Ela será atualizada a cada vez que houver uma modificação no número de peças do estoque.
Donos de negócios de menor porte conseguem realizar esse procedimento de listagem a partir de planilhas, as quais são manualmente preenchidas e alteradas.📝
Porém, com o crescimento da empresa ou com a busca de uma profissionalização do empreendimento, o ideal é utilizar um ERP.
O ERP é um sistema automatizado de gestão de estoque, que se integra com outras áreas do negócio. Dessa forma, sempre que houver uma atualização no índice de peças estocadas, há uma modificação em todas as informações a respeito do inventário patrimonial.
Quais as principais ferramentas de um controle de estoque?
Se você está em busca de informações que irão otimizar o seu controle de estoque, de modo a torná-lo mais completo e inteligente, saiba que existem algumas ferramentas que podem ajudá-lo.
Considerar alguns detalhes no momento de preencher os dados de itens armazenados e sobre a movimentação no armazém, permite que se tenha uma noção maior sobre esse patrimônio.
Com isso, será possível gerenciar com mais exatidão não apenas as entradas e saídas, como irá ajudá-lo na criação de estratégias para aumentar a lucratividade.💰
Veja só quais são as principais ferramentas que você deve contar para poder controlar o seu estoque com mais perfeição:
Características dos produtos
Categorizar os produtos do estoque é uma ação que contribui para administrar melhor esse patrimônio, já que fazer o levantamento sobre as características das peças é essencial para poder gerenciar as suas saídas de forma mais inteligente.
Logo, considerar se são perecíveis, se estão há mais tempo no estoque, se fazem parte de uma ação sazonal, são exemplos de características que devem ser avaliadas.
Isso pode ajudá-lo, inclusive, na alimentação dos seus sistemas de gestão, contribuindo para que se tenha mais conhecimento sobre cada item armazenado.
Entradas e saídas
Realizar o monitoramento de notas fiscais de entradas e saídas continua sendo uma das etapas primordiais de qualquer metodologia de controle de estoque.
Isso porque, sem ter real controle sobre os produtos que estão adentrando o seu armazém e saindo por meio das vendas, dificilmente o gestor conseguirá compreender a realidade do seu patrimônio.
Isso poderá levá-lo a tomar decisões incorretas, que poderão afetar diretamente a lucratividade da empresa.💸
Um exemplo de como isso pode acontecer na prática, é adquirir produtos que não possuem apelo comercial. Eles ficariam “encalhados” no estoque, gerando prejuízo.
Pensando em problemas no monitoramento da saída, não ter um controle pode atrapalhar o entendimento da receita total de um mês, interferindo na capacidade de investimento posterior.
Controle de fluxo de caixa
O estoque é um departamento da empresa que está diretamente relacionado com o setor de vendas. Isso porque, quando há alteração em um deles, o outro é afetado de maneira imediata. Assim, controlar o fluxo de caixa também é uma ferramenta para otimizar a gestão de estoque.
Além de ajudar o gestor a manter uma ordenação das peças, monitorando as saídas, esse controle também será eficiente em entender quais delas possuem maior apelo, a partir da análise da rotatividade.
Relatórios assertivos
Por fim, os relatórios e inventários devem ser criados com frequência, a fim de registrar com exatidão quais são as peças que estão armazenadas.
Esses documentos também servem para verificar se os itens registrados são equivalentes aos que estão estocados, ou se há gargalos que estejam causando erros no sistema.
A importância dos relatórios está em permitir que o gestor tenha uma noção real de quais os itens que possui em estoque, inclusive os mapeando.
Com isso, terão oportunidade de gerenciar melhor quais as peças que precisam de saída mais rápida, por exemplo.
Principais metodologias de controle de estoque
Ainda sobre a gestão do estoque, junto às as ferramentas que contribuem para ter uma noção concreta sobre os itens estocados, existem metodologias que também servem como apoio.
Elas ajudam na otimização do armazenamento e, também, em outros pontos relacionados ao sistema logístico da empresa.🚚
Fazer uso desses métodos pode, inclusive, influenciar na lucratividade da empresa. Isso porque, eles podem determinar a maneira como as peças serão precificadas.
Além disso, as metodologias de controle de estoque têm uma enorme importância na profissionalização dos negócios, tornando-os muito mais inteligentes e adequados ao trabalho cotidiano.
Confira quais são os métodos mais conhecidos de gestão de estoque, suas características e como eles podem influenciar diretamente nas finanças do empreendimento.
PEPs
A metodologia PEPs é baseada no conceito “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”. Isso, portanto, determina que a ordem de despacho dos produtos armazenados considera o fator cronológico de entrada.
Para empresas que trabalham com itens perecíveis, esse é o método mais interessante de trabalho. Afinal, ele prioriza que a saída seja, primeiro, dos itens que estão há mais tempo no estoque, evitando a perda de validade. 🔄
Logo, seguir a metodologia PEPs também ajuda na precificação dos produtos estocados. Isso porque, o preço praticado na entrada do item será a base de cálculo para o preço de venda final.
Caso haja mudança no valor de compra dos lotes, automaticamente deve haver uma mudança no valor de venda dos mesmos.
UEPs
A metodologia UEPs tem conexão com a anterior. No entanto, ela se baseia no conceito contrário, considerando que o “Último que Entra, Primeiro que Sai”.
Diferente da proposta do PEPs, nesse caso a ordem de saída é determinada a partir do último item que foi aceito. Esse método é ideal para empresas que trabalham com armazenagem de itens não perecíveis.
Além disso, a escolha por essa metodologia pode garantir que se tenha maior lucratividade. Isso porque, o preço de todos os itens é baseado no último adquirido.
Ou seja, se o produto que está há mais tempo em estoque custou mais barato para o empreendedor, ele será vendido pelo valor baseado na peça mais nova. Caso ela tenha custado mais caro, a receita final será positiva.
Custo médio por aquisição
O custo médio por aquisição é uma metodologia que, além de ajudar no controle de estoque, também pode influenciar diretamente na precificação do item.
Isso porque, sempre que há entrada de itens no armazém, é feita uma atualização dos preços de cada um deles. Essa atualização é feita pelo cálculo médio de custos. Por isso, a metodologia também é conhecida como Média Ponderada Móvel, ou MPM.⚖
Como o próprio nome nos orienta, ele é uma média de todos os valores gastos para a aquisição de peças, dividido pelo número de itens que estão no estoque.
Para explicar de uma forma prática, imagine que uma empresa comprou 20 itens a R$10 cada. No mês seguinte, comprou mais 20 itens, dessa vez a R$15 cada.
O custo médio por aquisição prevê que o montante será de:
200 + 300 / 20 + 20 = 500 / 40 = R$12,50
O custo médio de cada produto, portanto, é de R$12,50. Após essa atualização, o preço base de cálculo para venda deverá seguir esse número.
Just in time
A metodologia de controle de estoque Just in Time é uma das que exige maior atenção por parte dos gestores. Ao mesmo tempo, pode ser uma das mais vantajosas financeiramente.
A proposta do método é que se trabalhe com o estoque no menor nível possível, evitando que se fique com patrimônio parado e a produção, portanto, segue a ordem de vendas.
Logo, a partir da quantidade vendida, o estoque é reposto. Mas, sempre seguindo a premissa de manter um nível baixo.
Apesar de oferecer a oportunidade de não manter dinheiro parado, esse método pode ocasionar a perda de clientes, caso o estoque não atenda a sua necessidade imediata.
Assim, escolher pelo método Just in Time exige uma atenção rigorosa dos gestores, para estarem constantemente verificando o índice de estoque e peças para produção.
E para ter mais segurança ao se decidir por ele, é importante ter parceiros e fornecedores que irão subsidiar a necessidade da empresa. Isso é fundamental caso ela receba um pedido que ultrapasse o estoque que possui.
Curva ABC
Por fim, o último método de controle de estoque que pode ser escolhido, é o de curva ABC. A proposta desse método é classificar os itens ao nível de importância. ➰
Eles são definidos a partir de uma pré-seleção em que está relacionada com giro, faturamento e lucratividade. Isso também determina qual o nível de importância que eles possuem para o negócio.
A subdivisão dos itens é feita da seguinte forma:
Itens A
Os itens A são considerados os mais importantes e de maior valor para um negócio. Logo, eles exigem controle mais atencioso, por serem peças mais valiosas para a empresa, mas não necessariamente são as mais numerosas do estoque.
Na proporção, eles apresentam:
- Giro razoável;
- Alto faturamento;
- Alta lucratividade.
Itens B
Os produtos da categoria B podem ser classificados como os itens de valor mediano. Não exigem um controle tão rígido quanto os itens A, mas, ainda assim, necessitam de atenção constante por, costumeiramente, serem a maioria do estoque.
Na proporção, eles apresentam:
- Alto giro;
- Médio faturamento;
- Média lucratividade.
Itens C
Já os itens C são os conhecidos por serem os menos valiosos do estoque e, por isso, não exigem métodos de controle muito determinantes ou específicos. Inclusive, eles costumam ter poucos exemplares em estoque justamente por conta da dificuldade de comercialização.
Logo, eles podem apresentar algumas características em comum, como:
- Baixo giro;
- Baixo faturamento;
- Baixa lucratividade.
Benefícios do controle de estoque
Ter uma real noção sobre os itens armazenados é apenas um dos benefícios que podemos atribuir ao controle de estoque, já que isso pode auxiliar no gerenciamento do negócio de forma mais estratégica, fortalecendo também o setor de compras de maneira direta.
Por isso, se você está pensando em implementar um sistema de gestão de estoque em sua empresa, vale a pena conhecer mais algumas vantagens que esse serviço oferece Veja só:
Conectar informações entre os setores
Considerando que o estoque é um dos pilares de desenvolvimento de uma empresa, ter uma boa gestão deste departamento pode oferecer vantagens e bases de trabalho para todos os outros setores.✔
O exemplo de maior apelo é o departamento de vendas. Afinal, ambos se relacionam diretamente e a integração pode favorecer uma ação muito mais assertiva.
Porém, ainda podemos citar outros setores impulsionados quando há um controle de estoque eficiente. O marketing, por exemplo, pode contribuir com a criação de campanhas que estimulem a saída de produtos parados há mais tempo.
Já o relacionamento com o cliente também pode ser beneficiado pela ação conjunta. Isso porque é eliminada a chance de erros que podem comprometer a satisfação, como a venda de um produto registrado que não consta mais em estoque.
Esse, inclusive, é um dos indicativos que podem ajudar a melhorar a experiência de compra de um cliente, como dito no portal G1.
E ainda podemos destacar que o setor financeiro será diretamente afetado com a gestão de estoque, tendo uma atualização frequente com as entradas e saídas.
Acompanhar a venda dos principais produtos
Controlar atenciosamente o estoque pode ajudar a equipe de compras a tomar decisões mais inteligentes no momento de adquirir novos produtos.
Isso porque, com base no índice de saídas, é possível mapear quais são os itens que possuem maior apelo comercial.📦
Assim, será possível dar preferência de reposição para as peças que possuem maior rotatividade. Consequentemente, aumentando a lucratividade da empresa.
Tomada de decisão assertiva
Complementando o benefício anterior, tomar decisões embasado em dados reais, obtidos a partir de análises sistematizadas, ajuda a reduzir a incidência de erros.
Desta maneira, existem maiores chances de lucratividade, considerando que será possível prever o interesse de compra dos consumidores.
Emissão de relatórios
Os relatórios são os documentos mais importantes no controle de estoque, pois são a reunião de todas as informações pertinentes ao departamento.
Por isso, quanto mais completos e embasados eles forem, maior será a sua contribuição para o desenvolvimento da empresa.📊
Afinal, eles fornecerão as bases para a tomada de decisão, além de permitir a criação de estratégias que podem favorecer o aumento do faturamento.
Previsibilidade
Por fim, um último benefício que podemos associar a um controle de estoque assíduo, é a possibilidade de prever as manutenções e reposições.
Quando o gestor acompanha as entradas e saídas, consegue se organizar com antecedência para preencher as faltas, de modo que não sejam perdidas oportunidades de venda.
Isso pode interferir diretamente na frente de caixa, já que o cliente deve confiar que o produto buscado estará disponível para aquisição, tanto em lojas físicas, quanto nas virtuais.
Principais dúvidas sobre controle de estoque
Por ser uma parte tão importante no desenvolvimento empresarial, o controle de estoque pode despertar dúvidas nos empreendedores. Quando bem implementado, ele pode ajudar no crescimento da lucratividade e, também, na participação de mercado.
No entanto, quando esses sistemas estão mal estruturados, não apenas atrapalham a organização, como podem prejudicar as finanças dos negócios.
É por isso que, antes de investir em um sistema de estocagem, armazenamento e logística, os empreendedores pesquisam sobre as principais dúvidas que possuem.
Confira abaixo algumas das principais dúvidas que a Zendar recebe em relação ao controle de estoque e sua execução prática.
É possível controlar o estoque físico junto à loja virtual?
Sim, é possível controlar o estoque em lojas físicas e virtuais simultaneamente. Porém, empresas trabalhando em modalidade presencial e virtual precisam, ainda mais, de um sistema de controle de estoque eficiente.
Isso porque, quando se trabalha com a armazenagem integrada, é essencial que as vendas nas duas plataformas atualizem o sistema de estocagem imediatamente.
Nesse caso, a indicação de uso de um ERP é ainda mais efetiva, já que esses programas fazem a baixa no exato momento em que a saída é definida.💻
Qual o melhor tipo de controle de estoque?
O que irá determinar qual o melhor método de controle de estoque, é a necessidade da sua empresa.
Considerando quais são as suas dificuldades no sistema de armazenagem e o que cogita obter com a inserção de um sistema ERP, é possível encontrar uma metodologia que ofereça melhores resultados.
Por isso, vale a pena entender como todos eles funcionam e estudar qual proporciona mais ganhos ao negócio.
O controle de estoque ajuda na lucratividade da empresa?
O controle de estoque é um procedimento que está diretamente ligado à gestão empresarial. Isso pode tornar o trabalho mais estratégico e aumentar a lucratividade.
Mas, para que ele gere essa vantagem, é fundamental que a metodologia escolhida seja a ideal para o negócio.
Além disso, usar sistemas automatizados também pode contribuir para melhorar a eficiência do controle e do armazenamento, ajudando na tomada de decisão.
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Se você deseja implementar um sistema de controle de estoque em sua empresa, buscando os benefícios que citamos ao longo do conteúdo, é fundamental que escolha um ERP que seja eficiente.
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