Embora pareça simples, a emissão da nota fiscal de entrada ainda pode levantar dúvidas em diversos empreendedores. 📃
No entanto, é fundamental entender como realizar esse procedimento de maneira completa, para evitar problemas fiscais e tributários na empresa.
Afinal, esse documento é obrigatório, e deve estar presente em todas as movimentações dentro do seu estoque.
Nesse caso, vale a pena conhecer mais sobre a nota de entrada e como ela funciona. Conheça essas e outras informações no conteúdo que preparamos, e veja o passo a passo para emitir as suas!
O que é a nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um documento fiscal emitido por um fornecedor de produtos ou serviços para registrar a entrada de mercadorias ou serviços adquiridos por uma empresa.
Em outras palavras, quando o negócio adquire matéria-prima ou itens, existe a emissão desse documento para comprovar a operação. 📦
Na prática, ela contém informações como o nome e CNPJ do fornecedor, além da descrição das mercadorias ou serviços adquiridos, como quantidade, valor unitário e o valor total.
Esse documento é fundamental para a empresa poder realizar a conferência dos produtos comprados, garantindo que correspondam ao pedido,
Além disso, a nota fiscal de entrada também é utilizada para o cálculo de impostos, como o ICMS e o IPI, e para a escrituração contábil e fiscal da empresa.
Qual a importância da nota fiscal de entrada para o negócio?
A nota fiscal de entrada é fundamental para o negócio verificar sua compra com o fornecedor, ter mais controle de estoque e cumprir com as suas obrigações fiscais.
Esse documento permite que o gestor registre e controle as mercadorias ou serviços, garantindo que o sistema de gestão esteja sempre atualizado, evitando possíveis perdas e desvios.
Além disso, esse comprovante também possui função legal. Afinal, é a nota que comprova a compra, provando que a empresa atendeu ao recolhimento de impostos e pode provar a origem dos seus produtos. 📨
Se existirem problemas fiscais ou de auditoria, o comprovante fiscal de entrada é um dos documentos que comprovam a legalidade das operações e evita problemas mais sérios, inclusive para empreendimentos de menor porte ou sendo nota de microempreendedores individuais (MEI).
Ainda, também garante que a negociação com o fornecedor é garantida, verificando se as mercadorias correspondem ao que foi acordado previamente.
Quando uma empresa deve emitir a nota fiscal de entrada?
A empresa deve emitir nota fiscal de entrada sempre que existir movimentações que adicionem produtos ao estoque. No entanto, existem algumas situações específicas que tornam esse documento ainda mais importante.
Nesse caso, se você deseja estar conforme as funções legais e quer manter seu sistema de gestão online atualizado, vale a pena conhecer essas ocasiões. Veja mais detalhes abaixo:
Mercadorias sem nota fiscal
Se a empresa receber mercadorias sem nota fiscal, é essencial emitir uma nota fiscal de entrada com base nas informações disponíveis, como:
- pedido de compra; 🖨
- ordem de serviço;
- verificação física dos produtos.
Isso é essencial para evitar problemas fiscais, principalmente porque a mercadoria não apresenta o comprovante, e o empreendimento precisa ter um documento que confirme a negociação com o fornecedor.
Devolução de produtos
No caso de devolução de produtos adquiridos anteriormente, a empresa deve emitir uma nota fiscal de entrada dessa operação.
Dessa forma, poderá informar os dados do comprovante original e enviar ao fornecedor, como garantia do que está no pedido e as suas condições.
Se tiver eventuais problemas com a compra ou com auditorias, a nota de entrada poderá auxiliar nas comprovações.
Notas de simples remessa
Quando a empresa realizar uma remessa de mercadorias para outra empresa sem que haja venda ou transferência de propriedade, deverá emitir uma nota fiscal de simples remessa para fins de controle e registro.
Na prática, isso acontece quando um produto sai do estoque sem fins de venda, como conserto, armazenamento externo ou demonstração, por exemplo. 🏃♂
Assim, para administrar melhor o seu sistema de gestão, vale a pena ter esse comprovante a cada movimentação.
Compra de produtos importados
Além disso, se a empresa adquire produtos importados, é importante emitir uma nota fiscal de entrada de importação.
Isso porque ela terá todas as informações dos produtos e também dados adicionais, como identificação da aduana, país de origem, e as alíquotas devidas.
Assim, evita problemas com o desembaraço aduaneiro e também garante um comprovante completo da negociação com o fornecedor internacional.
Quais os principais CFOPs da nota fiscal de entrada?
Os principais Códigos Fiscais de Operações e Prestações, ou CFOPs, são identificações de mercadoria industrial recebida ou emitida.
Esses códigos são utilizados na emissão de notas fiscais para indicar a natureza da operação ou prestação de serviço. No comprovante, as identificações mais comuns incluem:
- 1.101 – Entrada de mercadoria para industrialização por encomenda
- 1.201 – Entrada de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
- 1.202 – Retorno de mercadoria remetida para industrialização por encomenda
- 1.302 – Entrada de mercadoria recebida em consignação mercantil ou industrial
- 1.306 – Retorno de mercadoria remetida em consignação mercantil ou industrial
- 1.355 – Compra de bem para o ativo imobilizado
Além disso, existem outros códigos neutros importantes que podem aparecer, como o CFOP 5.102, para mercadoria adquirida de terceiros. 💵
Vale lembrar que é importante escolher o código certo para a nota fiscal de entrada, ou ela pode não corresponder à natureza da operação, dificultando o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias da empresa.
Como emitir uma nota fiscal de entrada?
Para emitir uma nota fiscal de entrada, é importante ter as principais informações da movimentação, verificar qual o tipo da operação e utilizar um sistema de gestão adequado.
A princípio, os dados mais importantes para o comprovante incluem:
- Natureza da operação;
- Código Fiscal de Operações e Prestação (CFOP);
- Dados do produto (descrição, quantidade, valor);
- Dados do fornecedor;
- Código de Situação Tributária (CST).
Além disso, verifique se existem outras informações adicionais importantes, como o Código Especificador de Substituição Tributária (CEST), para recolher o ICMS.
Com esses dados, siga os procedimentos para emitir a nota de entrada por emissão ou importação:
Nota Fiscal de Entrada por emissão
Esse modelo é usado nos casos de devolução de produtos para empresa pelo cliente, compras de mercadorias importadas, retorno sobre industrialização ou retorno de simples remessa. 💸
Cada cidade ou estado tem suas particularidades quanto a emissão dessa nota de entrada. No entanto, os passos básicos são:
- Faça o cadastro do seu CNPJ no sistema de emissão;
- Solicite o seu Certificado Digital;
- Emita a nota fiscal com o seu sistema de gestão online de preferência.
Se atente para as exigências da plataforma e da localidade antes de salvar o documento.
Nota Fiscal de Entrada por importação
Enquanto isso, a Nota Fiscal de Entrada por importação é utilizada quando o produto veio de uma empresa que emitiu o documento. 💻
Nesse caso, o arquivo XML é importado e inserido no sistema ERP de controle tributário da sua empresa.
O passo a passo para emitir essa nota em questão segue as etapas abaixo:
- Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
- Clique na aba “consultar NF-e”;
- Logo depois, insira a chave de acesso (44 dígitos localizados no canto superior da nota);
- Clique no botão de “download”;
- Selecione o Certificado Digital da sua empresa;
- Aguarde a finalização do download.
Confirme todos os dados e salve o arquivo para verificação posterior.
É necessário pagar para emitir uma nota fiscal de entrada?
Não é necessário pagar para emitir uma nota fiscal de entrada, sendo uma operação gratuita, mas que exige que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e tenha um software eficiente.
Caso contrário, pode ser mais complicado realizar esse procedimento com sucesso, além de administrar todos os documentos referentes ao estoque. 😉
Nesse caso, vale a pena investir em soluções adequadas, como um sistema de gestão para micro e pequenas empresas, ideal para atender às demandas do negócio sem complicar as emissões.
Vale lembrar que deixar de cumprir com as exigências fiscais e tributárias pode gerar penalidades e multas, prejudicando a reputação e a saúde financeira da sua empresa.
Por isso, considere um sistema de gestão para emitir nota fiscal de entrada com mais segurança, de forma gratuita e rápida.
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