A conferência de estoque é um dos processos mais importantes para ter total controle sobre as mercadorias da sua empresa. 😉
Com isso, o gestor terá maior tranquilidade na administração das suas vendas, além de identificar inconsistências e erros mais rapidamente, evitando problemas graves.
Além disso, embora pareça uma rotina complexa, existem dicas que tornam esse procedimento mais ágil e eficiente, permitindo a implementação em qualquer negócio.
Confira as principais recomendações para adotar uma conferência de estoque eficiente, e saiba quais os benefícios de investir nessa atividade periodicamente!
O que é conferência de estoque?
A conferência de estoque é a prática de comparar a quantidade de produtos nos locais de armazenamento físico da empresa com os registros no sistema de controle, verificando se as informações são consistentes. 📦
Essa atividade monitora as mercadorias estocadas e analisa se existem as devidas correspondências na ferramenta de gestão. Dessa forma, o responsável poderá identificar faltas ou erros nas movimentações, evitando maiores prejuízos.
A contagem manual aumenta as chances de falhas humanas, especialmente por não possuir um comparador. Por conta disso, a conferência de estoque se tornou popular, utilizando critérios que permitem encontrar gargalos ou saídas não contabilizadas.
Esse procedimento pode ser realizado por qualquer colaborador, mas é comum que o gestor, ou líderes de vendas, monitorem esse número no dia a dia.
Qual a importância da conferência de estoque?
A conferência de estoque permite que os responsáveis acompanhem a quantidade de produtos no armazenamento, conseguindo identificar inconsistências antes que elas se tornem um problema contábil ou jurídico. 😨
Uma empresa lida com uma série de informações diariamente, e pode ser difícil controlar as entradas e saídas em tempo real.
Nesse caso, adotar um padrão de análise que verifique as mercadorias e compare com os registros possibilita analisar eventuais erros, corrigindo-os no sistema quanto antes.
Essa prática torna a rotina de administração mais simples, sem precisar acumular trabalho para um determinado período, além de gerar dados mais confiáveis para as tomadas de decisões posteriores.
Ainda, vale mencionar que a conferência de estoque também permite que o local permaneça organizado em termos de posição e estrutura. Além de facilitar os acessos, também torna a reposição de artigos mais segura.
Quais as vantagens da conferência de estoque?
Adotar uma rotina de conferência de estoque permite que você tenha maior controle sobre suas mercadorias, identificando erros mais rapidamente e tomando decisões mais assertivas.
Ao localizar inconsistências nos registros, é possível corrigi-los com agilidade, evitando complicações e lacunas no sistema. 📋
Além disso, é uma maneira de manter o local de armazenamento em ordem, especialmente porque esse processo demanda uma verificação física e no sistema. Dessa forma, auxilia o responsável na estruturação dos itens, reduzindo as chances de desorganização, que dificultam outras rotinas, como procurar mercadorias.
Consequentemente, é possível oferecer um melhor atendimento ao cliente, com agilidade na procura e na apresentação dos itens na loja física.
Enquanto isso, a conferência de estoque também diminui os custos com reposição, identificando quais produtos são necessários naquele ciclo. Essa é uma forma de tomar decisões mais assertivas para o negócio.
E quais os riscos de não realizar a conferência de estoque?
Por outro lado, deixar de realizar a conferência de estoque pode acarretar sérios riscos na organização da empresa e na sua contabilidade.
Inicialmente, o espaço físico ficará comprometido, prejudicando as rotinas de vendas, controle de mercadorias e até mesmo otimização do local. Com itens desorganizados, não é possível aumentar o número de compras, por exemplo, deixando de expandir suas atividades. 😧
No entanto, os principais riscos são contábeis, visto que cada entrada e saída precisa passar pela devida tributação. Sem a conferência de estoque, podem existir erros que geram impostos não pagos.
Com isso, a empresa pode enfrentar problemas com a Receita Federal, recebendo advertências e multas que prejudicam suas economias por não identificar uma falha nos registros.
O que não pode faltar na conferência de estoque?
Ao entender a importância da conferência de estoque, muitos empreendedores podem começar a realizar essa rotina. Nesse caso, existem algumas etapas que não podem faltar na verificação. Confira quais são:
Contagem unitária de produtos
Um dos objetivos da conferência de estoque é contar o número de produtos que existem no espaço físico de armazenamento. Por isso, não pode faltar o monitoramento unitário. 💪
Dessa forma, o responsável saberá a quantidade de artigos restantes, além de avaliar as saídas e conferir se existe a necessidade de entradas nos próximos dias para manter o total mínimo.
O processo é mais simples para pequenas empresas, mas também existem estratégias para grandes negócios realizarem essa verificação essencial.
Organização por segmentação
Além de conferir o número total de mercadorias, é importante analisar a quantidade de itens por categoria.
Em outras palavras, contabilizar os produtos por segmentação, notificando quantos artigos de cada setor existem no armazenamento. 👨💻
Essa é uma forma de comparar os resultados em menor volume, além de obter dados importantes para as análises estratégicas da empresa, conferindo, por exemplo, qual categoria vendeu mais.
Comparação de entradas e saídas
Uma vez que o responsável possui os números unitários de produtos, vale comparar as entradas e saídas na conferência de estoque.
Isso incluir verificar os registros de movimentação e avaliar se combinam com a contagem inicial. Por exemplo, se o armazenamento possuía 30 unidades e o fluxo de caixa apontou a venda de 3 itens, é necessário comparar se restaram 27 mercadorias.
Esse é um dos critérios mais importantes, uma vez que permite identificar inconsistências ou se faltou alguma inclusão no sistema.
Verificação da validade dos produtos
Ainda, outro procedimento importante na conferência de estoque é a verificação da validade dos produtos.
O gestor deve identificar as datas dos lotes, se o vencimento está próximo ou mesmo se existem itens passados. 🧐
Isso não apenas possibilita retirar artigos prejudiciais à saúde, em caso de perecíveis, como também garante que o estoque tenha sempre itens regulados e confiáveis.
Como realizar uma boa conferência de estoque?
Além das etapas principais, existem algumas dicas para você realizar uma boa conferência de estoque. Confira:
Defina uma periodicidade de conferência
A conferência de estoque é um processo complexo e demanda um certo tempo de avaliação. Por isso, traçar uma periodicidade garante que terá um prazo de análise seguro, além de evitar acúmulo de registros para comparar.
Se possível, vale a pena realizar essa rotina todos os dias, ou semanalmente, para comparar os resultados e ter maior facilidade na contagem. 📅
Além disso, uma periodicidade maior permite percepções mais sólidas sobre as vendas, auxiliando nas tomadas de decisões posteriores.
Estabeleça um padrão de verificação
Ainda, vale a pena ter um padrão de conferência de estoque, algo que torna o processo mais rápido e confiável.
Após algumas avaliações, os responsáveis estarão mais familiarizados com a operação, e ela será mais ágil. 👊
Enquanto isso, o padrão permite encontrar informações inconsistências com maior rapidez, interferência antes de ter problemas mais complexos.
Estabelecer um passo a passo é importante para ter estrutura na conferência, e não comprometer a organização também dos documentos e processos internos.
Tenha em um sistema de controle de estoque
Na conferência de estoque, vale a pena ter um sistema de gestão integrado que possua a função de controle, como do Zendar.
Uma ferramenta especializada agiliza uma série de etapas, como avaliação das entradas e saídas, emissão de relatórios e contabilização das vendas.
Dessa forma, diminui as chances de erros e reduz também as tarefas manuais, aumentando a produtividade dos responsáveis por esse setor. 💻
E com um software moderno, como do Zendar, é possível ter integração em vários departamentos, evitando perder informações pela falta de comunicação entre os setores de vendas ou faturamento com o estoque.
Por que investir no controle de estoque para ter uma boa conferência?
O controle de estoque é uma função que auxilia no monitoramento, registro e manipulação das mercadorias, automatizando uma série de registros importantes para a conferência.
Com uma plataforma especializada, as entradas e saídas serão mais simples de acompanhar, agilizando a comparação entre as informações cotidianas e as mercadorias físicas.
Além disso, o controle diário desse setor torna o processo mais rápido, permitindo direcionar os recursos para outras tarefas mais complexas quanto antes. 😁
Por esse motivo, vale a pena investir em uma solução de controle antes de implementar a conferência de estoque, com uma ferramenta que pode oferecer as soluções certas para o seu negócio.
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