A rotina de comparar extratos com registros internos é comum, mas existem dicas que facilitam essa conciliação bancária nas empresas. 💰
O uso de ferramentas automáticas e o hábito de manter um monitoramento periódico são recomendações que diminuem as chances de fraudes e agilizam o processo de conferência.
Com isso, o gestor não apenas terá uma confirmação sobre seus recursos e finanças, como também contará com uma base concreta para tomar decisões de crescimento.
Entenda o papel da conciliação bancária nessa prática e veja as principais recomendações para otimizar, automatizar e facilitar a operação na sua loja.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é um processo que compara as entradas e saídas do extrato bancário com o controle interno da empresa, no livro contábil ou em uma planilha, por exemplo. Com isso, o responsável conseguirá identificar inconsistências em um dos dois documentos, além de ter um acompanhamento mais completo dos seus recursos. 💵
Esse processo é simples, e pode ser realizado com extratos impressos e os comprovantes da empresa, além de ser flexível, pois cada gestor avalia as movimentações no período que achar relevante, podendo ser diário ou mensal, por exemplo.
Qual a importância da conciliação bancária?
Com a conciliação bancária, você conseguirá localizar as inconsistências mais facilmente, evitando que essas diferenças impactem seu orçamento e as suas prestações de contas.
Embora muitos acreditem que ter uma gestão interna detalhada é suficiente para administrar as finanças do negócio, também é recomendável realizar essa comparação periodicamente. Afinal, as anotações e as entradas de fato são ocorrências distintas. 😉
Por exemplo, uma venda de R$500 é parcelada em 2 vezes. No registro contábil, a venda aparece como uma entrada no valor integral. Contudo, a conta do lojista apresentará apenas R$250, pois serão duas parcelas a cair.
Se não realizar a conciliação bancária, o gestor não terá controle sobre essas diferenças, sem conhecer suas finanças de fato.
No futuro, essa atividade garante um crescimento mais saudável para o empreendimento, pois o responsável saberá exatamente quais os recursos disponíveis e como as movimentações se comportam.
Se existirem inconsistências, poderá localizá-las quanto antes, evitando fraudes contábeis ou um recolhimento errado dos impostos, que causam problemas com a Receita Federal.
Na prática, a conciliação bancária é essencial para o gestor ter controle sobre seu negócio, vendas e recebimentos.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle sobre as entradas e saídas da empresa, enquanto a conciliação bancária compara esses registros com os extratos bancários.
Ambos os conceitos estão relacionados, já que um depende do outro para concluir suas funções. No entanto, é importante ter essa diferença em mente, para não confundir as tarefas. 🧐
O fluxo de caixa é responsável por registrar todas as movimentações contáveis do negócio, todos os pagamentos e recebimentos. Geralmente, é uma técnica aplicada diariamente, e pode ser elaborada em planilhas, sistemas de gestão ou mesmo manualmente.
Enquanto isso, a conciliação bancária utiliza esse histórico para avaliar se os valores combinam com as entradas e saídas da conta associada à empresa. Sem o fluxo, o responsável não consegue visualizar e comparar as informações.
Quais os benefícios da conciliação bancária?
Adotar a conciliação bancária nas rotinas contábeis do seu negócio agrega diversos benefícios para a empresa. Confira alguns que mais se destacam:
Controle interno eficiente
Embora aconteça com o uso de documentos externos, a conciliação bancária é vantajosa para o controle interno.
Afinal, o gestor conseguirá verificar os números e recursos disponíveis, confirmando se o orçamento e patrimônios correspondem ao esperado. 💸
Simultaneamente, também é uma forma de assegurar a eficiência das ferramentas que você utiliza na gestão. Caso algum método esteja apresentando erros, será possível substituí-lo mais rapidamente.
Prestação de contas
Outro benefício importante da conciliação bancária é a possibilidade de realizar uma prestação de contas mais completa e segura.
Empresas de diferentes tamanhos, grandes ou pequenas, devem cumprir com o pagamento de tributos corretamente, ou terão problemas com a Receita Federal, desde multas até a suspensão das atividades e prisão. 😧
Por isso, é essencial garantir que seu negócio está recolhendo os impostos certos em cada venda, e declarando essas movimentações conforme as ocorrências.
Sem a conciliação bancária, é mais difícil confirmar se as compras registradas correspondem ao montante de dinheiro na conta.
Identificação de fraudes
Além da sonegação de impostos, existem outras fraudes que o gestor deve se atentar nas suas movimentações, e a conciliação bancária é uma das principais ferramentas para identificar esses casos.
Caso não tenha conhecimento sobre as suas operações internas, poderá perder essas situações, comprometendo sua credibilidade e autorização para vender.
Por isso, é importante garantir que as entradas e saídas são autênticas, além de confirmar que os valores correspondem. 👊
Melhor planejamento financeiro
Ao adotar essa prática de verificação periódica, você conseguirá ter um melhor planejamento financeiro para a sua loja.
Afinal, esse é um procedimento que permite prever o fluxo de caixa conforme o histórico anterior de recebimento, tornando uma base mais concreta de dados para projetar os lucros e ter um crescimento confiante.
Muitos gestores realizam essas avaliações com base somente nos registros internos. Embora eles sejam importantes, vale confirmar que são verídicos, e os valores na conta bancária correspondem a essa análise.
Por isso, antes de elaborar qualquer planejamento, é recomendável adotar a conciliação bancária, para ter certeza que os números são reais, prevendo os próximos ciclos com mais facilidade.
Como fazer conciliação bancária em empresas?
A conciliação bancária é um procedimento relativamente simples de ser efetuado, dependendo apenas da comparação dos comprovantes e extratos.
No entanto, para quem ainda não possui costume de realizar esse processo periodicamente, vale conferir algumas recomendações para adotar uma prática confiante. Acompanhe abaixo como começar:
Acompanhe o fluxo de caixa diariamente
O fluxo de caixa é um dos elementos mais importantes da conciliação bancária, e é fundamental acompanhá-lo diariamente. 🙂
Embora pareça um processo burocrático, diversos softwares de gestão, como do Zendar, realizam a verificação e exibem os registros automaticamente, com base na inclusão de vendas. Dessa forma, é mais simples para o gestor acompanhar a rotina.
Ainda, ter esses registros completos garante uma conciliação bancária completa, comparando cada movimentação com os devidos extratos.
Cada gestor pode adotar as práticas que preferir, desde o uso de livros contábeis, planilhas e até mesmo anotações manuais, desde que elas possam ser comparadas futuramente.
Tenha recibos de todas as movimentações
Ter comprovantes sobre as transações realizadas no seu negócio também é uma dica essencial para garantir uma boa conciliação bancária.
Isso porque se trata de documentos oficiais, que permitem atestar a entrada ou saída de algum montante. Se você encontrar inconsistências ou lacunas de informação, serão esses recibos que ajudarão a entender o que está faltando. 🤨
No dia a dia, vale guardar as notas fiscais em cada operação, além de outras emissões, como a via de pagamento com cartão, troco em dinheiro do caixa e comprovantes de transferências.
Faça uma análise detalhada do saldo
Com o fluxo de caixa completo e os comprovantes reservados, é hora de realizar a análise do saldo. Procure seguir uma avaliação completa de cada dado.
No extrato bancário, emitido pelo banco ou pelo próprio titular da conta, verifique as informações em cada data, sejam gastos ou recebimentos.
Em seguida, confirme que isso se repete no registro de fluxo de caixa, verificando os valores e outros detalhes, como número de parcelamentos ou descontos.
Nesse caso, vale a pena ter um extrato completo em vez do simples, para comparar até mesmo as horas de cada transação.
Dessa forma, a conciliação bancária será o mais completa possível, diminuindo as chances de perder algum detalhe.
Verifique se existem inconsistências
Após comparar cada transação e ver se elas se repetem em ambos os registros, verifique se existem inconsistências. 📋
Esse processo pode ser burocrático e complexo em grandes lojas, com longas rotinas de transações. Por isso, anote registros em falta ou números que não combinam, para retornar neles posteriormente.
Em seguida, avalie qual o tipo de erro localizado, como um montante em falta ou movimentações que não combinam.
Com esses dados, procure encontrar os principais motivos que justificam a ocorrência. Por exemplo, uma compra realizada que não consta na conta pode não ter sido liberada pela operadora ainda.
O mesmo vale para valores com alguns números de diferença, o que podem ser descontos ou taxas de transação da maquininha, por exemplo.
Procure identificar as causas das inconsistências, e use seus recibos para entender o que está errado. Com isso, será mais simples organizar as finanças e tomar as providências.
3 dicas para realizar uma conciliação bancária eficiente
Embora o processo de conciliação bancária será simples, existem algumas dicas que podem tornar a prática ainda mais fácil na sua loja. Veja as recomendações:
1. Tenha uma cultura de prestação de contas
Para conseguir realizar a conciliação bancária de maneira completa, é importante que a sua empresa tenha uma cultura de prestação de contas. 📝
Esse hábito permite guardar todos os comprovantes, anotar cada movimentação e justificar todas as transações, pois, no futuro, esses registros auxiliarão na comparação.
Além disso, esse costume não deve ser apenas do gestor ou do responsável contábil, mas de todos os funcionários. Por isso, deve ser parte das regras e cultura interna.
2. Monitore o saldo periodicamente
Lojas com muita movimentação ou mesmo com alto volume de vendas podem encontrar dificuldades na conciliação bancária se não realizarem um acompanhamento periódico.
Realizar as comparações semanal ou mensalmente aumenta o número de transações que existem para conferir. No entanto, reservar alguns minutos para realizar esse processo todos os dias reduz consideravelmente o total. 📖
Uma dica é monitorar o saldo e os registros com frequência, como também recomenda o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). Além disso, é uma prática que facilita a localização de inconsistências a tempo.
3. Automatize a conciliação com um sistema
A conciliação bancária manual é uma alternativa para empreendedores que estão começando, mas a automação tornará o processo ainda mais simples.
Com um sistema de gestão completo, como do Zendar, é possível facilitar as comparações e encontrar inconsistências. Nossa solução, inclusive, já acompanha essa função. 💻
Dessa forma, você poderá conferir cada registro e ver se o saldo na conta-corrente corresponde ao esperado.
Além disso, um sistema de gestão integrado como do Zendar também acompanha outras funcionalidades importantes, como envio de documentos ao contador e emissão de notas fiscais.
Em outras palavras, traz tudo que você precisa para realizar uma conciliação bancária completa e com menos chances de erros, uma vez que a automação inclui os dados digitalmente.
Como a conciliação bancária pode ser implementada na empresa?
Se você quer começar a realizar a conciliação bancária na sua empresa, vale considerar algumas ferramentas que tornam esse processo mais simples.
A comparação é uma rotina fácil, mas ter registros manuais aumenta o tempo dedicado nessa tarefa e potencializa as chances de erros. 🤔
Por outro lado, com um sistema que monitora o fluxo de caixa, conecta as contas bancárias e realiza essa verificação automaticamente a conciliação se torna prática, rápida e mais eficiente.
Por isso, a implementação pode acontecer a qualquer momento da sua jornada, mas a principal dica é ter um conjunto de ferramentas que tornem a sua experiência mais positiva. 👍
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