A automação de processos é uma prática que tem em vista tornar as atividades empresariais mais ágeis, eficientes e estratégicas por meio da aplicação de tecnologia para reduzir as atividades manuais. 

Afinal, ela permite a integração de informações, a redução de erros, o aumento da produtividade e a diminuição de custos.

Sua importância reside no fato de que ela contribui para a gestão inteligente, a competitividade e a geração de valor ao cliente, além de promover uma administração mais eficiente e comprometida com o interesse público.

Nesse caso, compreender sobre a automatização de processos e como ele funciona é essencial para o avanço e a evolução do seu negócio.

Para saber mais detalhes, continue acompanhando o conteúdo! 💡

O que é uma automação de processos?

A automação de processos é um tipo sistema de gestão online que utiliza a tecnologia e a integração de dados para automatizar tarefas, buscando aumentar a eficiência de um negócio, sua produtividade, além de gerar valor.

Essa estratégia pode ser utilizada em diversas situações, e também de forma específica para determinadas tarefas.

Nesse contexto, vale a pena mencionar que essa atividade pode ser realizada por meio de dispositivos mecânicos programados para executar as atividades no lugar de profissionais, ou de robôs.🤖

No entanto, é importante ressaltar que, nem sempre a implementação desse tipo de equipamento substitui um trabalhador humano.

Qual a importância da automação de processos para lojas?

A automação de processos é uma prática que pode trazer muitos benefícios para lojas de diversos segmentos, uma vez que o uso de tecnologias pode minimizar erros nas operações e otimizar tarefas.

Além disso, um sistema de gestão para micro e pequenas empresas pode proporcionar mais agilidade em diversas esferas, como:

• Aumentar as vendas;
• Tornar a gestão de estoque mais eficiente;
• Centralizar processos;
• Aumentar a produtividade.

Desse modo, com a automação de processos, uma loja pode se tornar mais competitiva e estratégica, e consequentemente ter mais sucesso.

 

Quais os principais tipos de automações de processos?

Existem diversos tipos de automação de processos, cada um com um objetivo específico. Veja os principais:

RPA

Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia que utiliza robôs de software para automatizar processos empresariais repetitivos.

Algumas das principais características e vantagens da RPA incluem:

• Automatização de tarefas repetitivas: um RPA é ideal para automatizar tarefas que envolvem um alto volume de trabalho de processamento de dados humanos, como extrair dados de um sistema e inseri-los em outro;
• Integração de sistemas e aplicativos: responsável por facilitar atividades que envolvem múltiplas fontes de dados e aplicações;
• Eficiência e produtividade: pode reduzir o tempo de execução de tarefas repetitivas, aumentar a produtividade e reduzir custos;
• Flexibilidade: otimiza setores, como financeiro, bancário, de serviços e de gestão;
• Segurança: a RPA segue protocolos de segurança e pode ser integrada com outras soluções para garantir a proteção dos dados e dos sistemas.

Nesse caso, para usufruir de todos os benefícios do sistema, é importante escolher uma plataforma de RPA adequada para as necessidades específicas da loja e dos processos a serem automatizados.

URA

Unidade de Resposta Audível (URA) é um sistema de atendimento eletrônico que permite que os clientes interajam com empresas por meio de uma conexão telefônica.📞

Capaz de reconhecer comandos de voz e sinais sonoros, com esse sistema é possível que os consumidores do estabelecimento respondam a áudios pré-gravados ou a mensagens de voz geradas dinamicamente.

Ainda, a URA é uma tecnologia que pode ser utilizada em diversos setores, como lojas de roupas, de cartão de crédito, além de ser um sistema de gestão ideal para pequenas empresas.

Lembrando que, ele pode gerar benefícios como a redução do tempo de espera, a melhoria da experiência do cliente e o aperfeiçoamento do atendimento.

Chatbots

Chatbots são aplicações de software ou interfaces WEB projetadas para imitar conversas humanas por meio de interações de texto ou voz.

Eles são utilizados para automatizar tarefas e interagir com clientes, permitindo que os usuários acessem dispositivos digitais como se estivessem conversando com uma pessoa real.🧑

Os chatbots podem ser simples, como programas rudimentares que respondem a perguntas com respostas curtas, ou mais sofisticadas, como assistentes digitais que aprendem e evoluem para entregar níveis crescentes de serviços.

BPMS

O Business Process Management Systems (BPMS) é um conjunto de tecnologias que auxiliam as empresas a gerenciar seus processos de negócios, melhorando a eficiência e o rendimento.

Ele é composto por várias ferramentas, como process mining, modelagem de processos de negócios, motores de fluxo de trabalho, dentre outros.

A implementação desse sistema pode proporcionar muitos benefícios para uma empresa, e desse modo pode ser uma estratégia eficaz para melhorar a rotina e administração de todos os setores.

Scripts

A automação de processos por meio de roteiros é uma prática comum e eficaz para simplificar tarefas repetitivas e aprimorar a eficiência operacional.

Os scripts consistem em conjuntos de instruções ou comandos, e podem ser utilizados para facilitar uma variedade de atividades.

Dentre as principais, está a conciliação de extratos bancários, conciliação de ganhos de maquininhas de cartão, plano de negócios, entre outros processos.

A utilização dessa estratégia é uma prática amplamente adotada, e pode proporcionar benefícios significativos para a eficiência e produtividade das empresas.

Sistemas de gestão

Sistemas de gestão são softwares de computador que organizam, integram, controlam, monitoram e automatizam operações administrativas de empresas. 💻

Eles são essenciais para empresas de pequeno, médio e grande porte, visto que ajudam a melhorar a rotina empresarial e aumentar a sua produtividade.

Algumas das principais categorias de sistemas de gestão incluem:

• Enterprise Resource Planning (ERP): é um tipo de sistema de gestão que integra processos de recursos empresariais, como gestão de suprimentos, vendas, marketing, finanças e recursos humanos;
• Customer Relationship Management (CRM): gerencia relacionamentos com clientes, incluindo gestão de vendas, marketing e serviços ao cliente.

A escolha do tipo de sistema de gestão a ser utilizado depende das necessidades específicas da organização e dos processos a serem automatizados.

Quais os objetivos da automatização de processos?

Existem diversos objetivos da automatização de processos para um negócio, entre eles estão a geração de competitividade, eficiência, e padronização de processos.

Além disso, o sistema visa liberar o tempo de um gestor para realizar tarefas mais produtivas e importantes, e garantir uma visão mais ampla do processo, possibilitando a definição de novas estratégias e metas para o estabelecimento.

Em resumo, a automatização de processos aprimorará a eficiência operacional, a qualidade do serviço, a satisfação do cliente e a competitividade da empresa, como veremos a seguir.

Melhorar o atendimento da loja

A automação de processos pode ser uma estratégia eficaz para melhorar o atendimento de uma loja.

Ao automatizar tarefas repetitivas e padronizar processos, é possível reduzir o tempo de espera dos clientes, aumentar a eficiência do atendimento, melhorar a qualidade do serviço prestado, além de ajudar no fluxo de caixa. 

Ainda, com um sistema de automação, é possível realizar a coleta de dados valiosos sobre as interações com os clientes, permitindo a análise e a identificação de áreas de melhoria no atendimento. 📲

A automação de processos pode ser aplicada em diversos tipos de negócios, desde as pequenas empresas, as multinacionais.

Criar rotina na empresa

A possibilidade de criar uma rotina na empresa é uma das vantagens desse sistema. No entanto, para realizar essa tarefa com sucesso, é importante seguir algumas etapas, como: 🖥

1. Identificar os processos que podem ser automatizados, mapeando quais são as atividades repetitivas e substituindo tarefas manuais por sistemas;
2. Escolher a plataforma de automação de processos adequada às necessidades específicas da empresa, considerando a facilidade de uso, a integração com outros sistemas e a escalabilidade;
3. Definir os fluxos de trabalho e as etapas do processo, estabelecendo padrões e regras para a execução das atividades;
4. Treinar a equipe para utilizar a plataforma, garantindo que todos os colaboradores estejam alinhados com as novas rotinas;
5. Monitorar e avaliar os resultados, identificando áreas de melhoria e ajustando os processos conforme necessário.

Como visto, automação de processos pode trazer muitos benefícios para a criação de rotina na empresa.

No entanto, é crucial lembrar que esse sistema não deve ser aceito como uma solução única para todos os problemas de uma empresa, mas sim como uma ferramenta que pode ser utilizada em conjunto de outras estratégias para criar uma rotina mais eficiente e produtiva.

Rastreabilidade

A rastreabilidade é essencial para encontrar produtos, setores e informações organizadas em qualquer tipo de negócio, independente do seu porte.

Ainda, essa atividade permite acompanhar e registrar a origem de um frete, a entrega e a localização de mercadorias, proporcionando mais transparência, segurança, qualidade e conformidade.📭

Além disso, a rastreabilidade contribui para a padronização das normas de qualidade, e administração eficiente de recalls.

Nesse sentido, a implementação desse sistema é essencial para garantir mais eficiência na gestão de produtos em diferentes setores de uma empresa.

Agilidade

A automação de processos promove agilidade em um negócio, seja no atendimento, no encontro de informações, dentre outros.

Ela permite uma execução mais rápida e eficiente de tarefas, reduzindo o tempo gasto em atividades manuais e aumentando a produtividade.

Nesse sentido, com uma plataforma eficiente, as empresas podem alcançar níveis mais elevados de competência operacional, e aumentar consequentemente a satisfação de clientes e funcionários.

Portanto, a implementação desse sistema pode ser uma estratégia eficaz para promover mais qualidade em diversos aspectos na administração de estabelecimento.

Otimização de tempo

A otimização de tempo é fundamental para a melhoria da produtividade e eficiência, tanto no nível pessoal, quanto no empresarial.

Ela envolve estratégias para organizar e planejar o uso do tempo para maximizar a eficiência, alcançando mais resultados com menos esforço em menos tempo.

Por meio do mapeamento de atividades, identificação e eliminação de falhas, padronização de processos e uso de ferramentas adequadas, é possível otimizar o tempo e, consequentemente, elevar a produtividade.

Lembrando que, a otimização do tempo não se trata apenas de trabalhar ininterruptamente, mas sim de promover pausas necessárias ao longo da rotina, simplificar tarefas, eliminar distrações e utilizar o tempo de maneira inteligente. 🧠

Nesse caso, a automação de processos contribui para a otimização de tempo em um negócio de diversas maneiras.

Tal pelo motivo que, a ferramenta permite a execução mais rápida e eficiente de tarefas, reduzindo o tempo gasto em atividades manuais e aumentando a produtividade, além de criar estratégias para facilitar a rotina de trabalho.

 

Como implementar a automação de processos na empresa?

Para implementar a automação de processos na empresa, é importante seguir algumas etapas, como:

Crie rotinas para todos os departamentos

A criação de rotinas para todos os departamentos da empresa é fundamental para manter o fluxo de trabalho e a harmonia entre a equipe, visto que, se as rotinas estiverem bem ajustadas, fica mais fácil identificar e reparar possíveis erros.

Para criar rotinas para todos os departamentos da empresa, é importante seguir algumas etapas:

1. Identificar as principais atividades e processos de cada departamento, analisando as responsabilidades e as necessidades específicas de cada área;
2. Estabelecer padrões e regras para a execução das atividades, garantindo que as rotinas sejam seguidas e a produção possa sempre crescer;
3. Organizar as atividades em uma lista de tarefas priorizadas, para garantir que as principais responsabilidades sejam atendidas em primeiro lugar; 📜
4. Alocar tempo e recursos adequados para a execução das rotinas, evitando sobrecarga e garantindo que os funcionários estejam alinhados com as novas rotinas;
5. Monitorar e avaliar os resultados das rotinas, identificando áreas de melhoria e ajustando os processos conforme necessário.

Portanto, é importante avaliar bem a estrutura da empresa e as necessidades de cada departamento para criar rotinas eficientes e eficazes.

Use a tecnologia para tarefas repetitivas

A automação de processos é uma estratégia eficaz para otimizar o tempo dos colaboradores, principalmente em relação a tarefas repetitivas.

Por meio do uso de tecnologias como a hiper automação, a Automação de Processos Robóticos (RPA), e a inteligência artificial é possível automatizar uma variedade de tarefas, tais como conciliação de extrato bancário, conciliação de ganhos de maquininha de cartão, entre outras. 💳

Isso ajuda a reduzir a necessidade de retrabalho, além de garantir uma qualidade consistente do serviço.

Ou seja, é possível liberar os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas, aumentando a produtividade e eficácia dos processos e reduzindo os erros humanos.

Logo, a automação de tarefas repetitivas com IA oferece uma ampla gama de vantagens, como aumento da eficiência, redução de erros humanos e liberação de tempo para tarefas mais estratégicas.

Nesse sentido, a implementação da automação de processos, aliada a tecnologias como a inteligência artificial, é fundamental para otimizar o tempo dos colaboradores e aumentar a eficiência operacional da empresa.

Tenha um sistema de gestão

Para ter um sistema de gestão eficiente, é fundamental considerar a implementação de um sistema de gestão integrado, como um ERP para centralizar as operações da empresa em um único lugar.

Esse tipo de ferramenta permite a integração de diferentes áreas, como contabilidade, finanças, vendas, compras, estoque e recursos humanos, em um único ambiente, proporcionando uma visão holística e unificada do negócio.💻

Além disso, o auxílio de tecnologias como a automação de processos, como um ERP, pode contribuir significativamente para a otimização do tempo e a eficiência operacional, e fornecer informações consolidadas e em tempo real para a tomada de decisões estratégicas.

Quando investir na automação de processos de uma loja?

A automação de processos é um investimento valioso para uma empresa, especialmente no varejo, uma vez que proporciona uma série de benefícios, como:

• aumento da agilidade;
• redução de erros;
• controle aprimorado;
• aumento do lucro líquido;
• entre outros.

Essa estratégia pode ser implementada em diversos setores, como vendas, produção, prestação de serviços, gestão financeira, entre outros, e traz consigo a otimização de tarefas maçantes, economia de tempo e recursos financeiros, e aumento do faturamento.

Além disso, a transformação digital pode levar à formação de novos modelos de negócios mais sustentáveis, tanto internos quanto externos, sendo essencial para a competitividade das empresas no cenário atual.

Portanto, esse sistema de gestão para pequenas empresas é uma estratégia que pode trazer vantagens significativas, tornando-se um investimento essencial para ter sucesso na rotina de operações.💰

Entre em contato com o Zendar e conheça os principais sistemas de automação de processos para aprimorar o seu negócio!