Um sistema integrado de gestão é uma ferramenta completa que pode otimizar e aprimorar a administração interna do seu negócio.
Ter uma administração eficiente e produtiva está se tornando cada vez mais importante, especialmente em um mercado competitivo, que demanda rotinas mais práticas e soluções rápidas. 🏃
Assim, é fundamental ter um recurso que ajude a gerar resultados mais concretos, com menos custos e maior facilidade no controle.
Por isso, vale a pena conhecer o sistema integrado de gestão, que pode proporcionar esses e outros benefícios para o seu empreendimento.
Entenda como essa plataforma funciona e como realizar a implementação correta na sua rotina produtiva.
O que é um sistema integrado de gestão?
Um sistema integrado de gestão (SIG) é um conjunto de práticas e processos gerenciais unidos em uma única estrutura organizacional para otimizar a eficiência e eficácia dos negócios.
Ele permite que as empresas administrem seus processos internos de maneira mais eficiente, coordenando e integrando funções como finanças, vendas, recursos humanos e qualidade em um único lugar.
O SIG é uma ferramenta voltada especialmente para a gestão empresarial, que tem em vista melhorar a comunicação interna e a colaboração entre departamentos, e promover uma visão mais ampla dos negócios. 🌎
Com um sistema de gestão para pequenas empresas integrado, o empreendimento consegue otimizar seus processos, aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente.
Além disso, pode ajudar as empresas a adotarem práticas sustentáveis, aprimorando a sua imagem e reputação no mercado.
Qual a importância de ter um sistema integrado de gestão?
Ter um sistema integrado de gestão é importante para melhorar os processos internos, enquanto reduz os custos de investimento e melhora a experiência do cliente.
Essa ferramenta ajuda a identificar e corrigir problemas nas rotinas do negócio, levando a melhorias na eficiência e eficácia operacional.
Assim, resulta em uma diminuição das despesas associadas à produção e outros gastos relativos, uma vez que as principais falhas são identificadas e corrigidas. 👍
Essa identificação só é possível por meio de um sistema integrado de gestão, por conta do monitoramento centralizado, em tempo real, que traz maior transparência e o controle das atividades realizadas na empresa.
Enquanto isso, vale reforçar que o SIG ajuda a identificar e gerenciar os riscos das rotinas, para o gestor tomar medidas preventivas e corretivas para minimizar os impactos negativos.
Simultaneamente, ajuda a empresa a cumprir com as normas e regulamentações aplicáveis ao seu setor, evitando multas e outras sanções por processos errados.
Essa preocupação impacta diretamente na satisfação do cliente, melhorando os processos e operações, resultantes em serviços de maior qualidade.
Como consequência, o sistema integrado de gestão também impacta na imagem e reputação do negócio no mercado, influenciando seus resultados, vendas e faturamento.
Como funciona um sistema integrado de gestão?
Um sistema integrado de gestão funciona por meio da conexão de vários recursos de monitoramento em um único lugar, por meio de uma plataforma centralizada, que gerencia o conjunto de práticas da empresa.
Pautado em uma base de dados única, ele armazena todas as informações relacionadas aos processos da empresa.
Também traz módulos interconectados e trocam informações em tempo real, permitindo uma visão integrada dos negócios.
As alternativas mais modernas contam com implementações via Nuvem, facilitando, ainda mais, a migração de sistema para utilizar o SIG. ⛅
Assim, todos os usuários autorizados podem acessar o painel de controle e conferir as informações de diferentes áreas.
O login costuma ser realizado em dispositivos desktop, mas sistemas mais modernos, como do Zendar, por exemplo, permitem visualização em qualquer aparelho, para facilitar a gestão.
Uma vez que os principais setores estão alinhados com as novas ferramentas, basta que a equipe e o gestor utilizem a plataforma para visualizar as informações e realizar as tarefas.
Como os dados estarão concentrados no mesmo lugar, tornará mais simples a análise por parte do empreendedor e dos colaboradores.
Quais são os tipos de sistema integrado de gestão?
No mercado, existem diferentes tipos de sistema integrado de gestão, mas alguns se destacam pela popularidade e aplicação. Por isso, vale a pena conhecer detalhes dessas alternativas.
Veja mais sobre os principais modelos de SIG:
ERP (Enterprise Resource Planning)
O ERP é um sistema integrado que gerencia os processos de negócios de uma empresa em um único painel de controle. Na prática, é o tipo mais comum de SIG.
Na prática, ele é responsável por integrar todas as principais áreas de produção, como:
- finanças;
- contabilidade;
- produção;
- recursos humanos;
- compras;
- vendas;
Dessa forma, proporciona uma visão mais ampla e integrada dos negócios, além de auxiliar o gestor nas atividades de administração. 💻
Esse modelo costuma ser o principal em empreendimentos que buscam um monitoramento mais completo dos dados internos.
CRM (Customer Relationship Management)
Enquanto isso, o CRM também é um sistema integrado de gestão, porém com foco no relacionamento com o cliente, visando gerenciar as interações do público com a empresa.
Nesse caso, sua aplicabilidade é mais focada, geralmente voltado para as áreas de marketing, vendas e atendimento ao cliente.
Com isso, permite que o responsável tenha uma gestão mais eficaz e personalizada do relacionamento com seus consumidores.
Em termos de funcionamento, trata-se de um sistema integrado convencional, implementado junto de outros recursos no empreendimento.
Contudo, em vez de reunir informações internas, como acontece no ERP, o CRM foca em atividades para o cliente, como suporte, elaboração de campanhas e dinâmicas que influenciam na compra e satisfação do público.
Business Intelligence (BI)
Ainda, vale mencionar o sistema de inteligência de negócios, ou Business Intelligence, como sistema integrado de gestão.
Seu objetivo é transformar dados em informações úteis para a tomada de decisões, por meio de análises inteligentes e mais avançadas no painel central.
De modo geral, o BI é responsável por integrar os arquivos de diferentes áreas da empresa, como o ERP, porém com a finalidade de avaliar e cruzar informações com mais precisão, permitindo tomadas de decisões estratégicas. 💡
Essa ferramenta é importante para negócios que desejam crescer de maneira saudável, e ter uma visão mais concreta sobre os processos e pontos de melhoria.
Além disso, é um modelo de sistema que utiliza a inteligência e mecanismos mais tecnológicos para apurar as informações com um viés mais analítico.
Quais os benefícios de implementar um sistema integrado de gestão?
A implementação de um sistema integrado de gestão pode trazer vários benefícios para uma empresa, e vale a pena conhecer os principais ao avaliar essa solução para seu negócio.
Confira detalhes sobre os pontos positivos de maior destaque:
Organização de informações
Com um sistema integrado de gestão, todas as informações da empresa ficam organizadas em um único lugar. Isso facilita a gestão e o acesso aos dados, permitindo uma visão mais ampla dos negócios.
Após a implementação, o gestor e sua equipe poderão visualizar os dados em um painel de controle melhor estruturado.
Além disso, o acesso poderá ser simplificado, especialmente em sistemas com apoio da Nuvem, como o Zendar. 😉
Dessa forma, os arquivos de diferentes setores não apenas poderão ser conferidos no mesmo lugar, como também estarão salvos e protegidos em servidores externos.
Padronização nos processos
Enquanto isso, vale mencionar que o sistema integrado de gestão ajuda a padronizar os processos da empresa.
Isso porque diferentes áreas, com suas rotinas e fluxo operacional, estarão utilizando a mesma plataforma para se organizar.
Assim, os colaboradores seguirão as mesmas orientações para envio e recebimento de arquivos, por exemplo.
Simultaneamente, poderão visualizar as informações em um painel padrão, facilitando a adoção de práticas que estejam mais alinhadas e sigam os mesmos direcionamentos.
Isso garante que todos trabalhem seguindo as mesmas regras e procedimentos, melhorando a eficiência dos processos e a qualidade dos produtos e serviços.
Otimização do tempo
O sistema integrado de gestão também contribui para otimizar o tempo dos colaboradores da empresa. ⏳
Afinal, um painel de controle único e padronizado reúne as informações no mesmo lugar, com possibilidade de acesso mais fácil, sem perder tempo localizando arquivos.
Dessa forma, as tarefas serão realizadas com maior eficiência e rapidez, além de otimizar o fluxo de comunicação, pois envios e recebimentos também são otimizados.
Isso é principalmente importante em empreendimentos cujos setores dependem diretamente das atividades de outros. Por exemplo, o financeiro apenas contabiliza as vendas após o sistema PDV enviar os dados da compra.
Com um SIG, essa integração é em tempo real, agilizando também as rotinas de equipes em setores variados.
Segurança nos acessos
Simultaneamente, vale a pena mencionar a segurança entre os benefícios do sistema integrado de gestão.
Sua tecnologia ajuda a proteger informações confidenciais da empresa, além de dados sigilosos dos clientes e das movimentações internas.
Ele apresenta medidas de controle de acessos, e apenas as pessoas autorizadas podem acessar determinados arquivos.
Dessa forma, traz mais confiabilidade para as rotinas do negócio, diminuindo as chances de vazamentos, por exemplo.
Redução de erros
Com um sistema integrado de gestão, a possibilidade de erros humanos é reduzida, uma vez que muitas atividades são automatizadas.
Isso ajuda a reduzir retrabalhos e a melhorar a qualidade dos produtos e serviços, especialmente rotinas repetitivas, envolvendo registros e monitoramentos cotidianos. ❌
Além disso, atividades de estoque, por exemplo, demandam muitas leituras de código, e realizar essas tarefas manualmente pode ter falhas de desatenção.
Esses pequenos acontecimentos são reduzidos com a adoção de um sistema automatizado e integrado.
Como implementar um sistema integrado de gestão?
A implementação de um sistema integrado de gestão é um processo complexo que requer planejamento, envolvimento da equipe e acompanhamento constante.
No entanto, embora a adaptação possa variar conforme a plataforma e o negócio, existem algumas etapas básicas que podem ajudar o gestor. Confira mais detalhes:
1. Conheça suas necessidades e objetivo
Antes de escolher um sistema integrado de gestão, é importante entender as necessidades e objetivos da empresa.
Dessa forma, poderá encontrar a melhor solução para suas demandas, além de se adaptar mais facilmente ao novo painel.
Por isso, avalie seu empreendimento, além de identificar pontos como as áreas que precisam de maior integração e os problemas que o software deve resolver.
2. Avalie o modelo ideal
Após conhecer as necessidades da sua empresa, é importante avaliar os modelos de sistema integrado de gestão disponíveis no mercado. 🤔
Verifique pontos como facilidade de adaptação, migração e quais os requisitos para que seu negócio implemente corretamente a plataforma.
Ainda, também confira quais os módulos oferecidos, como a solução integra as diferentes áreas da empresa e se é fácil de usar, especialmente para pequenas empresas.
3. Trace um cronograma de implementação
Uma vez que tem em mente o SIG escolhido, trace um cronograma de implementação para facilitar a transição.
É fundamental definir prazos para cada etapa do processo e estabelecer uma equipe responsável pelo processo.
Isso é necessário para não comprometer totalmente as atividades internas, ou atrasar diferentes rotinas que necessitam de uma plataforma de monitoramento.
Ainda, é uma forma de acompanhar de perto a transição de sistemas, garantindo que tudo está saindo como planejado.
4. Treine a equipe
Um sistema integrado de gestão só será efetivo se todos os colaboradores da empresa souberem usá-lo.
Por isso, é importante investir em treinamentos e capacitações para a equipe, garantindo que todos saibam como usar o sistema e tirar o máximo proveito dele. 👊
Organize workshops e oriente os principais colaboradores para utilizar a nova plataforma, além de alimentá-la com os arquivos a partir da transição.
5. Acompanhe os resultados
Finalmente, uma vez que a implementação do SIG foi finalizada e os colaboradores já estão utilizando, é importante acompanhar os resultados.
Isso permitirá avaliar se o sistema está atendendo às necessidades e objetivos da empresa, e quais os pontos de melhoria ao longo do dia a dia.
Trace indicadores que meçam a eficiência dos processos, monitore a satisfação dos colaboradores e analise os resultados financeiros da empresa.
Se necessário, efetue atualizações no SIG para continuar atendendo às metas traçadas pela administração.
Quando ter um sistema integrado de gestão?
Se você deseja ter um empreendimento mais organizado, com crescimento saudável e rotinas otimizadas, é o momento de ter um sistema integrado de gestão.
Muitos negócios iniciam suas atividades sem esse tipo de recurso, mas vale a pena considerá-lo desde o início. 💪
Dessa forma, os arquivos e informações mais importantes ficarão estruturadas a partir do primeiro momento, auxiliando no trabalho e na tomada de decisões.
No entanto, caso já tenha uma empresa e identifique pontos de melhoria na gestão, considere um sistema integrado, que irá automatizar e facilitar todos os setores do seu negócio.
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