A nota fiscal eletrônica está presente na vida de todos os consumidores, e se você possui um negócio, ela é ainda mais importante.
Com esse documento, é possível garantir a autenticidade da compra, assegurar os direitos do cliente e comprovar para a Receita Federal que o seu empreendimento segue todas as normas e impostos.
No entanto, embora seja um elemento comum no dia a dia, muitos gestores podem ter dúvidas sobre o que é esse registro, como ele funciona e o que é necessário para emiti-lo.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial para te ajudar a entender a importância da nota fiscal eletrônica, com detalhes sobre os principais modelos e dicas para facilitar o seu processo!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a versão digital da Nota Fiscal, implementada em outubro de 2005 pelo Ajuste SINIEF 07/05.
O objetivo era substituir a nota de papel modelo 1, ou 1-A, tornando-se o documento oficial de vendas e realização de serviços.
Esse registro é obrigatório para a maioria dos empreendimentos, com validade em todo o território nacional.
Sua emissão e armazenamento ocorrem pela internet, e facilita o controle fiscal, implementando modernizações no sistema de processos dos órgãos fiscalizadores.
A função da NF-e é registrar as operações de trânsito de mercadorias, ou a prestação de serviços entre duas partes, físicas ou jurídicas.
Em outras palavras, toda compra ou realização de uma atividade deve gerar uma nota fiscal eletrônica.
Qual a importância da nota fiscal eletrônica para o lojista?
Antes de mais nada, a nota fiscal eletrônica é fundamental para que o lojista cumpra com seus direitos e deveres como empreendedor brasileiro.
É por meio desse documento que o gestor mantém a regularidade da empresa, comprovante para a Receita Federal e outros órgãos que todos os impostos estão em dia.
Além disso, no caso de problemas com o Fisco, são esses registros que ajudarão a comprovar que tudo está em ordem.
Ainda, a NF-e é um direito do consumidor, que assegura possibilidades como troca ou contestação da compra no caso de insatisfação.
Lojistas que não disponibilizam esse documento podem estar se comprometendo diante da fiscalização e da justiça.
E, claro, a nota fiscal eletrônica também formaliza o seu negócio e contribui para consolidar a imagem da sua marca.
Tipos de nota fiscal eletrônica
Existem diversos tipos de nota fiscal eletrônica disponíveis para emissão, e é fundamental que o lojista conheça as principais e saiba qual escolher.
Por isso, veja mais detalhes sobre os modelos mais comuns:
NF-e
Este é o formato genérico de nota fiscal, sendo usada para definir todos os documentos emitidos e armazenados eletronicamente.
Além disso, é a denominação mais comum para as notas de modelo 55, que se referem à venda de produtos físicos em grande escala.
Nesse caso, é o registro gerado quando o comprador adquire uma mercadoria, e também possui informações sobre tributos como o Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
NFSe
A NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é o documento que envolve a prestação de atividades, e não a compra de mercadorias físicas.
Seu modelo também é simples, e inclui outros tributos, como o Imposto Sobre Serviço (ISS).
Ela pode ser destinada a uma pessoa jurídica, como outras empresas, ou a uma pessoa física que contratou o profissional.
Esse é o formato mais utilizado por microempreendedores e pequenos negócios, por ser mais simples de emitir.
NFCe
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, ou NFC-e, é o registro de operações de compra e venda que acontecem apenas presencialmente ou com entrega a domicílio para o consumidor final.
Esse formato costuma ser usado por lojas de varejo e comércios como farmácias. Sua geração é simplificada, e essa categoria surgiu para substituir o antigo modelo 2, conhecido como Nota Fiscal de Venda a Consumidor.
Quais os principais itens de uma nota fiscal eletrônica?
Além das informações de registro que a nota fiscal eletrônica precisa apresentar, ela também acompanha alguns itens que complementam o documento.
Veja quais os principais e a importância deles:
XML
O XML é um formato que permite ao lojista acessar a nota fiscal no seu computador. Basicamente, é o arquivo que comprova a emissão desse documento.
Quando uma compra é realizada ou um serviço é prestado, eles geram um registro no sistema utilizado. No entanto, essa emissão é exclusivamente digital, o que significa que não existe fisicamente.
Nesse caso, criou-se um modelo que pudesse ser visualizado pelo empreendedor e também pelos clientes, se for o caso.
O arquivo XML é a nota fiscal eletrônica em si, com validade jurídica e as devidas assinaturas. Por isso, sempre segue uma estrutura específica, para ser reconhecida como registro oficial.
Danfe
Enquanto isso, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou DANFE, é a representação física e impressa da nota.
Uma vez que o registro é eletrônico, ele não possui mais emissão em papel, de modo que os usuários precisam de um equipamento para visualizar, como o computador.
No entanto, para simplificar esse processo, é possível emitir o DANFE, que traz um resumo das informações da nota fiscal verdadeira.
Dessa forma, ele pode ser usado para controle do empreendimento ou mesmo ser impresso para o consumidor ter a sua cópia.
Além disso, também facilita a consulta da NF-e na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), pois o usuário pode apenas informar o código de barras ou na chave de acesso para verificar os dados em detalhes.
Quais as principais informações de uma nota fiscal eletrônica?
Além de registrar as operações de compra e venda que acontecem no estabelecimento, a nota fiscal eletrônica também é fonte de diversas informações sobre a empresa e a mercadoria negociada.
Por isso, é fundamental que ela traga, inicialmente, seus próprios dados de identificação, que ficam localizados no cabeçalho:
- modelo;
- série;
- número de registro;
- data de saída e entrada;
- chave de acesso.
Além disso, também precisa conter as informações do emissor da nota e do destinatário, ou seja, a pessoa que adquiriu o produto ou serviço. Nesse caso, é importante anexar o CNPJ da empresa e o CPF do comprador, se for pessoa física.
Em seguida, é essencial conferir se as informações do produto ou serviço também constam no documento, como:
- descrição;
- quantidade;
- unidade comercial que realizou a negociação;
- valor.
Junto desses registros, é recomendável verificar os tributos calculados sobre o preço total, incluindo ICMS, PIS, COFINS e a base de cálculo;
Se o produto for entregue, é necessário que a NF-e também apresente informações sobre o transporte, como a modalidade, o veículo usado e o transportador.
Por fim, o documento também deve apresentar o endereço e a forma de pagamento do comprador, e eventuais informações adicionais que precisem ser inseridas.
O DANFE não costuma apresentar todos esses dados em detalhes, mas o arquivo XML precisa ter esses e outros registros para ser um documento válido.
Benefícios da nota fiscal eletrônica
Emitir a nota fiscal eletrônica não apenas é obrigatório, como também pode trazer diversos benefícios para a sua loja. Veja alguns dos principais:
Segurança e confiabilidade do negócio
Registrar todas as vendas do seu negócio passa mais segurança e confiabilidade para as suas operações.
Isso porque os clientes poderão ver que se trata de uma loja certificada, que fornece todos os dados na nota e realiza as operações de venda com transparência.
Inclusive, uma das principais dicas para evitar golpes e fraudes é verificar a NF-e emitida, pois ela assegura a autenticidade do processo.
Dessa forma, investir em um sistema que realiza esse registro é fundamental para passar mais confiança para os clientes.
Garantia para o seu cliente
Além da confiabilidade, a nota fiscal eletrônica é uma garantia para o consumidor, que passa a estar reservado pela lei no caso de problemas.
Solicitar trocas ou devoluções é um direito do cliente, mas que só pode ser assegurado com o documento oficial que comprova a compra.
Por isso, é imprescindível solicitar a nota fiscal para qualquer compra, e é dever do lojista disponibilizar o documento para confirmar as garantias do comprador.
Regularização de impostos de compra e venda
Qualquer atividade comercial no Brasil exige o pagamento de impostos, e isso é ainda mais importante para lojistas e varejistas.
Afinal, as operações de compra e venda fazem parte do seu cotidiano, e movimentam diversos valores financeiros. Nesse caso, as chances de fraudes aumentam sem um controle eficiente.
E para comprovar que o estabelecimento está em dia com as tributações, é necessário ter um registro detalhado de cada negociação.
Sem a nota fiscal eletrônica, não é possível confirmar essa regularização, e a empresa pode ter problemas com a Receita Federal se não puder comprovar o lançamento correto de cada compra e venda.
Novas oportunidades de negócios
Emitir a nota fiscal eletrônica no seu negócio permite que ele cresça e alcance novas possibilidades no mercado.
Afinal, você estará formalizando suas atividades, conquistando a confiança dos clientes e comprovando a regularidade da sua empresa.
Com isso, poderá expandir seu varejo com mais segurança, tranquilidade e transparência, podendo, inclusive, encontrar novas oportunidades de negócio.
O que é preciso para emitir uma nota fiscal eletrônica?
Depois de entender a importância da nota fiscal eletrônica, vale a pena conferir o que é preciso para emitir esse documento na sua loja.
Por isso, veja alguns dos principais requisitos para providenciar antes de registrar as compras e vendas do seu negócio:
CNPJ ativo
A emissão da nota fiscal eletrônica está diretamente atrelada ao CNPJ da empresa, de modo que é essencial ter um cadastro ativo para realizar esse processo.
O sistema de geração do documento e as conferências futuras só podem ser feitas por meio desse dado.
Além disso, o CNPJ também determina outros pontos importantes, como a porcentagem de impostos que a empresa deve pagar, por exemplo.
Assim, sem um cadastro de pessoa jurídica ativo e válido, não é possível emitir notas, mesmo as mais simples.
Certificado digital
O certificado digital é um recurso que possibilita a assinatura da nota pela internet, garantindo sua autenticidade e validade jurídica.
Por esse motivo, é importante providenciar uma certificação válida antes de começar a emitir esses documentos.
Os certificados digitais podem ser adquiridos em uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
Software para emissão
Ter um software para emissão de NF-e é essencial para qualquer negócio, pois permite a integração com os web services da Secretaria da Fazenda, garantindo o correto envio e análise dos dados.
Entre as alternativas disponíveis, é possível adquirir um programa próprio, disponibilizado pelo Fisco ou desenvolvido por uma empresa especializada, como a Zendar.
Preenchimento de informações
Por fim, antes de validar a sua nota fiscal eletrônica, é importante preencher todas as informações obrigatórias.
Isso inclui os dados requeridos pelo documento, disponibilizados no sistema que você optou.
É fundamental completar corretamente todos os espaços, para que não existem divergências ou problemas de aprovação no futuro.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
Depois de garantir todas as exigências de emissão da nota fiscal eletrônica, cadastre seu CNPJ no sistema da SEFAZ, para realizar a integração entre os bancos de dados.
Em seguida, lembre-se de programar o sistema escolhido para emissão de acordo com os dados da sua empresa.
Por fim, preencha todos os dados a cada compra ou venda, garantindo que o documento contenha informações sobre a sua loja, a mercadoria e o comprador.
Toda movimentação financeira deve gerar uma NF-e, e alguns softwares já realizam a integração entre os seus sistemas, para facilitar a pesquisa na hora de completar.
Lembre-se que cada operação precisa emitir uma nota, mas o processo é intuitivo, especialmente nos programas disponíveis para realizar esse registro eletronicamente.
Quando a nota fiscal eletrônica é obrigatória?
A nota fiscal eletrônica é sempre obrigatória para operações comerciais. Em outras palavras, você deverá gerar esse documento em toda compra ou venda feita no seu negócio.
Além de ser uma garantia para o seu cliente, esse comprovante também assegura a sua empresa conta eventuais complicações com os órgãos de fiscalização, e regulariza as suas atividades.
Por isso, é fundamental investir em um sistema que realize essa emissão adequadamente, e facilite as suas rotinas contábeis.
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