eSocial: entenda o que é e como usar

Independente do tamanho da sua empresa, se você possui funcionários, o eSocial tem a finalidade de simplificar as suas obrigações trabalhistas. 

Criado pelo Governo brasileiro, ele unifica todas as informações necessárias em um único sistema digital. 

Pensando nisso, o Zendar preparou um artigo completo sobre eSocial, te ensinando a usar a plataforma da melhor maneira, com vantagens e desvantagens. Continue a leitura! 

O que é eSocial?

Antes de tudo, vamos entender o que é o eSocial. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas foi criado pelo Governo Federal em 2014. 

Sua intenção é unificar o envio de informações relativas às obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias de empresas e empregadores. Ele busca reduzir a burocracia, consolidando dados que antes eram enviados a diversos órgãos de forma separada.

Sendo assim, por meio do sistema, as empresas devem registrar todas as informações de seus funcionários, como admissões, afastamentos, salários e pagamento de contribuições. 

Esse processo promove mais transparência, facilita fiscalizações e reduz os riscos de erros que podem gerar multas.

Além disso, o eSocial também oferece mais segurança para os trabalhadores, que passam a ter suas informações laborais devidamente documentadas e acessíveis.

 

Como funciona o eSocial?

Depois de entender o que é o eSocial, vamos nos aprofundar em como ele funciona. Para isso, é preciso saber quem deve usar essa plataforma. 

O eSocial deve ser utilizado por todas as pessoas jurídicas, inclusive MEI, que trabalham com funcionários contratados ou até pessoas físicas que contratam empregados domésticos. 

O funcionário, nesse caso, pode se enquadrar em qualquer uma dessas classificações:

• CLT;
• Estatutário;
• Autônomo;
• Cooperado;
• Avulso;
• Estagiário;
• Sem vínculo empregatício. 

Agora, vamos entender na prática: a plataforma funciona com base no envio de “eventos”, que são informações específicas sobre a rotina trabalhista da empresa. 

Dessa forma, os eventos podem ser iniciais, periódicos ou não periódicos, por exemplo:

• Eventos iniciais: cadastramento da empresa e dos empregados.
• Eventos periódicos: informações sobre folha de pagamento e impostos.
• Eventos não periódicos: admissões, desligamentos ou afastamentos.

A partir disso, tudo é enviado através de arquivos digitais em um formato padrão, que deve estar alinhado às especificações do sistema. 

Ainda, para acessar o eSocial, as empresas precisam ter um Certificado Digital, garantindo a autenticidade e a segurança das operações.

Outro ponto para lembrar é que o sistema está em constante atualização, pensando sempre em melhorias para melhor atender às empresas. Por isso, é fundamental acompanhar as novas exigências e treinar a equipe responsável pela gestão das informações enviadas.

Dicas para utilizar o eSocial

Agora que você já compreendeu o que é e como funciona o eSocial, separamos algumas dicas para ter em mente e facilitar o uso da plataforma.  

Documentos digitais

Mantenha todos os registros dos funcionários organizados em formato digital. O sistema exige dados detalhados sobre cada colaborador, e a digitalização agiliza a inserção das informações, além de prevenir atrasos e perdas.

Certificado Digital

Para garantir a legalidade e a segurança das suas operações no eSocial, é indispensável possuir um Certificado Digital (modelos A1 ou A3, no padrão ICP Brasil). Sem ele, a empresa não consegue enviar os dados obrigatórios.

Compatibilidade dos arquivos

Como dito antes, certifique-se de que o sistema de gestão utilizado na sua empresa é compatível com o eSocial. 

Isso garante que todas as informações sejam enviadas corretamente, evitando inconsistências que possam gerar multas.

Calendário de obrigações

Mantenha um controle rigoroso dos prazos para o envio dos eventos. A inadimplência ou o envio incorreto de informações pode acarretar penalidades graves.

Capacitação da equipe

Invista em treinamentos para a sua equipe responsável pelo eSocial. Isso garante que as atividades sejam realizadas de forma correta e eficiente.

 

Vantagens e desvantagens do eSocial

Agora que você entendeu como funciona o eSocial e as dicas para utilizar o sistema da melhor maneira, vamos analisar as vantagens e as desvantagens disso para sua empresa. 

Entre as vantagens, a centralização de informações, por exemplo, reduz a necessidade de enviar dados para diferentes órgãos, o que simplifica processos e evita retrabalho.

Dessa forma, o sistema padroniza as informações, o que diminui significativamente a ocorrência de erros relacionados ao preenchimento manual.

Outro ponto positivo é a facilidade nas fiscalizações, uma vez que o sistema promove maior transparência e organização para a empresa. Ainda, a digitalização e integração das informações contribuem para a agilidade nos processos, economizando tempo e otimizando a gestão empresarial.

Por outro lado, é importante considerar algumas desvantagens. A adaptação inicial, por exemplo, pode representar um desafio, especialmente para empresas que ainda não estão familiarizadas com o ambiente digital.

Além disso, há o custo operacional envolvido, como investimentos necessários em ferramentas, como o Certificado Digital, e no treinamento adequado da equipe.

Por fim, a complexidade pode ser um obstáculo, principalmente para pequenas empresas, que podem ter dificuldades em lidar com a quantidade de informações exigidas pelo sistema.

Multas por não cumprir as obrigações no eSocial

Embora possam existir essas desvantagens, é fundamental lembrar que utilizar o eSocial é obrigatório e o não cumprimento das exigências da plataforma pode acarretar multas significativas para a empresa. 

Por isso, separamos alguns exemplos para redobrar a atenção:

• Atraso na comunicação de admissão: multa de até R$ 800,00 por empregado.
• Erro nas informações enviadas: valores variam conforme a gravidade do problema.
• Não envio da folha de pagamento: multas de até R$ 1.500,00.
• Falta de registro: a não formalização do contrato de trabalho pode gerar multas de até R$ 3.000,00 por funcionário.

Sendo assim, estar atento aos prazos e à qualidade das informações transmitidas é essencial para evitar penalidades. Utilize calendários e lembretes para assegurar o cumprimento de todas as etapas.

 

Sistema de gestão para documentos fiscais

Agora que você já entendeu tudo sobre o eSocial, saiba que para integrar todas as obrigações da plataforma, utilizar um sistema de gestão eficiente é fundamental. 

O Zendar, por exemplo, auxilia na emissão de documentos fiscais e integra certificados digitais. Outras funcionalidades do sistema são:

• Emissão de relatórios financeiros;
• Envio automático de documentos para o contador;
• Emissão de boletos;
• Integração com maquininha de cartão Stone;
• Controle financeiro. 

Utilizar o eSocial pode parecer desafiador inicialmente, mas com as estratégias corretas e ferramentas adequadas, a plataforma torna-se uma grande aliada na organização e segurança das informações trabalhistas. 

Para saber como o Zendar pode fazer toda a diferença na organização e na segurança das informações da sua empresa, entre em contato com um de nossos especialistas.